Sous la responsabilité hiérarchique de la Directrice du Pôle "Programmes Internationaux " vous assurerez le pilotage administratif d’un portefeuille de programmes d’Executive Education (Executive master, certificats, formations courtes).
Pour cela, vous aurez la responsabilité de :
1/ Contribuer à la mise en œuvre et à la gestion des programmes de formation
- Gérer la relation avec les intervenants en appui du responsable de programmes :
* établir des plannings d’enseignement
* recueillir les programmes et la documentation pédagogique
* gérer les confirmations, convocations et dossiers administratifs
* préparer la documentation et réserver le matériel nécessaire à chaque opération
* administrer les évaluations des actions de formation.
- Gérer la relation avec les participants :
* réceptionner et suivre les candidatures, assistance au montage des dossiers des participants aux formations diplômantes, certifiantes avec les organismes de cofinancement le cas échéant
* établir des conventions de formation, confirmations, convocations et devis
* accueillir les participants et assurer le suivi de leur scolarité
* organiser des entretiens de sélection et des jurys.
- Gérer l’organisation logistique :
* en externe : prestataires (demande devis, suivi et archivage contrats, suivi prestation et facturation, réservation de billets d'avion, de train, prestations logistiques et hôtelières)
* en interne : liens avec le planning, DSI et DASGI, reprographie.
2/ Assurer le suivi administratif des formations
- Saisir, dans l’outil de gestion des formations, l’ensemble des informations relatives au bon déroulement de la formation : dossiers intervenants et rémunération associée, édition des conventions de formation, réalisation des sessions de formation, édition des attestations de présence, etc)
- Gérer les inscriptions, via la plateforme EDOF, des participants désireux de mobiliser leur CPF
- S’assurer du bon déroulement du processus de facturation, en coordination avec le pôle comptabilité
- Assurer un reporting sur son activité auprès de la directrice du Pôle Programmes internationaux
3/ Participer à la vie de l’équipe « Pôle Programmes internationaux»
et, plus largement, de l’ensemble du service, en contribuant à un ou plusieurs chantiers transverses et pour favoriser un travail collaboratif efficace
Le poste est ouvert en CDD pour une durée de 12 mois à compter du 01/12/2025. Le poste est basé à Paris (7ème).
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