L'agent administratif confirmé(e) assure de façon permanente et sédentaire une activité de support pour son service de rattachement en termes d'organisation matérielle de l'activité administrative et/ou technique, tout en étant garant du respect des procédures administratives de l'organisation et des normes en vigueur dans son domaine de compétences. Il peut intervenir dans les domaines de la logistique, de la comptabilité ou des ressources humaines. Activités principales
Exécution de travaux administratifs courants au sein de l'organisation :
* Accueil physique et téléphonique,
* Traitement du courrier,
* Suivi des dossiers auprès des partenaires et des donneurs d'ordres de l'organisation (contrôle et transmission des tableaux de suivi ville : déclaration de faits, suivi de l'activité, accidents, demandes de travaux, réservation des gymnases et des salles, organisation du SMA/SME, relations partenaires emploi .
* Gestion des dossiers liés à la réglementation : réalisation des déclarations SDJES et contrôle de conformité (taux d'encadrement diplômes.), transmission des documents obligatoires pour les ACM .
* Suivi et traitement des déclarations d'accidents en lien avec le gestionnaire assurance,
* Suivi et traitement des commandes repas et gouters,
* Suivi des effectifs enfants / affectation des animateurs en renfort (périscolaire et extrascolaire)
* Anticipation des besoins du service (fournitures de bureau .).
* Archivage des dossiers conformément au plan de classement de l'établissement,
* Edition des listings d'inscriptions enfants,
* Contrôle et vérification des listings papiers avant transmission à la ville,
* Respect des procédures fixées par le directeur d'établissement,
* Veille sur la conformité des documents qu'il produit
* Envoi et suivi des demandes de travaux à la ville,
* Tenue et mise à disposition à disposition tous les documents internes relatifs à ses missions et fonctions.
* Accompagnement et formation des équipes aux outils de suivis administratifs de l'établissement mis à disposition
* Participation aux réunions directeurs pour informer les équipes des procédures à l'œuvre
Suivi et préparation des éléments liés à la gestion courante des ressources humaines
* Préparation des états de salaires et vérification des variables de payes mensuelles,
* Suivi des présences, retards, absences, suivi des heures de récupération.
* Création et mise en place des plannings prévisionnels des équipes,
* Relais d'information des arrêts de travail, accidents de travail a à référente RH,
* Suivi des demandes de formations des collaborateurs de l'établissement,
* Traitement des demandes de contrats et dossiers salariés,
* Etablissement des contrats d'engagement éducatifs
* Recrutement et réalisation des entretiens annuels et professionnels des animateurs volants
Suivi et préparation des éléments liés à la gestion courante de la comptabilité
* Contrôle de cohérence (commandes / facturation)
* Transmission des états de régies,
* Suivi du rendu et contrôle de la conformité des notes de frais,
* Demandes de cartes affaires,
* Demande de devis.
Type d'emploi : Temps plein, CDI
Rémunération: à partir de 2 100,00€ par mois
Lieu du poste : En présentiel
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