Assistante médico-administrative en hépatologie ou chirurgie digestive h/f

MétierSecrétariat médical - Assistanat médicalType de contratApprentissageService d'affectationHépatologie ou Chirurgie digestivePrésentation du service
Le Groupe Hospitalier est structuré en 7 départements Médico-Universitaires multi-sites dont 3 DMU transversaux:

- DMU NARVAL
- DMU Ville-Hôpital
- DMU Urgences et MétabolismeDMU Biologie, PUI, Santé Publique, recherche
- DMU Hématologie-Immunologie
- DMU Gynécologie -Périnatalité
- DMU Médecine des Enfants LeDMU NARVALest réparti sur les 3 sites du Groupe Hospitalier (Avicenne, Jean-Verdier et René Muret) et se compose des services suivants : Blocs opératoires, Chirurgie ambulatoire, Chirurgie ophtalmologique, Chirurgie orthopédique et traumatologique, Chirurgie thoracique et vasculaire-ORL, Chirurgie digestive, Dermatologie, Hépatologie, Médecine palliative, Médecine de l'exercice et du sport, Oncologie, Pathologie professionnelles et environnementales, Physiologie-Explorations fonctionnelles, Pneumologie, Policlinique chirurgicale, Rhumatologie.

Leservice d'hépatologieaccueille des patients adultes externes et hospitalisés (12 lits d'HDJ, 5 lits HDS et 16 lits d'HC) pour différents examens : Ponction Biopsie Hépatique (PBH), Fibroscan, Radio Fréquence, Radio Embolisation, Transfusion, Chimiothérapie, Fibroscopie, Coloscopie, Vidéocapsule

Le service de chirurgie digestive est composé de 32 lits d'hospitalisation complète. Le service se situe dans le bâtiment B sur l'extension. Les activités réalisées relèvent de chirurgie générale (abcès, sinus pilonidal, pose de PAC), chirurgie digestive (estomac, colon, voies biliaires, vésicules, pancréas)
Vos missions
Missions du service d'hépatologie :

- Assurer la gestion des dossiers médicaux, les appels téléphoniques
- Accueillir et renseigner les patients, les familles, les médecins.
- Gérer les appels téléphoniques.
- Assurer la liaison entre les différents secteurs et interlocuteurs.
- Assurer la frappe des comptes rendus des séjours d'hospitalisations, des consultations et des certificats médicaux.
- Traiter les courriers, les dossiers et les documents de l'unité d'hospitalisation et de consultation
- Mettre sous plis les comptes rendus pour les adresser aux différents correspondants
- Transmettre par fax ou mail divers documents à d'autres hôpitaux ou médecins
- Gérer le dispatching des fax + scanner dans le dossier patients (Orbis)
- Gérer le retour de courrier Vaguemestre
- Photocopier, scanner et envoi par mail de documents divers et de revues pour les différents médecins
- Participer aux réunions de service et d'informations
- Gérer l'approvisionnement de la papeterie
- Gérer le tableau de service
- Demande de dossiers des usagers: impression de l'ensemble des documents de leur dossier pour transmission au patient
- Accueillir les patients pour remise dossier médicaux ou courriers divers
- Sorties diverses de CR, examens via Fusion, Stare à la demande des médecins, services cliniques et/ou centres hospitaliers
- Codage gradations séjours Hospitalisations (PMSI)

Missions en Chirurgie Digestive :

- Assurer le secrétariat de l'ensemble du service d'un groupe de médecins
- Traiter et coordonner les opérations et les informations médico-administratives du patient
- Accueil et prise en charge des personnes (patients, usagers, étudiants en médecine)
- Prise de notes, frappe et mise en forme de documents
- Rédaction de comptes rendus relatifs aux observations (CRH - CRO), de courriers (consultations)
- Mise à jour de la file active
- Mise à jour du dossier du patient
- Prise de rendez-vous, gestion des agendas
- Saisie, mise à jour, sauvegarde des données, d'informations, de tableaux
- Acquisition, traitement et archivage des données
- Paquetage, mise sous plis et distribution de documents
- Planification des traitements informatiques
- Réception et traitement des appels téléphoniques et des messages électroniques
- Traitement des courriers, dossiers et documents
- Transmission d'informations synthétiques aux médecins
- Vigilance des données administratives,
- Suivi du planning opératoire en lien avec les chirurgiens (reports, annulation, information patient)
- Reprise de l'activité des collègues en cas d'absence
- Assurer les missions de la secrétaire hospitalière en cas d'absence

Profil recherché
Compétences et savoir-faire requis
*Connaissance du vocabulaire médical et de la terminologie médicale.
*Maîtrise et utilisation des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint, Internet, messagerie, téléphonie).
*Utilisation du dossier patient informatisé et outils associés (dictée numérique Vocalsoft).
*Maîtrise de la langue française, de la grammaire et de l'orthographe.
*Capacité à organiser, classer et synthétiser des documents et informations.
*Prioriser, transmettre et assurer la fiabilité des informations.
*Compétences relationnelles avec l'équipe, les patients et les différents interlocuteurs.
*Rapidité d'exécution, rigueur dans les missions et conscience professionnelle.
*Faculté d'adaptation, dynamisme et esprit d'initiative.
*Respect du secret professionnel et de la discrétion professionnelle.
*Connaissances en identito-vigilance, droit des patients, communication, réglementation de l'archivage.
*Gestes et postures professionnelles.
*(Si applicable) Maîtrise du logiciel ORBIS.

Connaissances associées
*Pendant la période d'intégration : apprentissage des logiciels administratifs internes.
*Utilisation de l'intranet, compréhension du droit des patients et de la réglementation de l'archivage.

Qualités requises
*Sens des responsabilités et du travail en équipe.
*Sens de l'organisation, ordre, méthode et rigueur professionnelle.
*Curiosité intellectuelle, initiative, dynamisme.
*Ponctualité, assiduité, disponibilité et présence au travail.
*Excellente expression verbale et capacité d'écoute.
*Maîtrise de soi, respect d'autrui et sens de la relation.
*Discrétion, respect du secret professionnel et éthique professionnelle.
Schéma horaireJourTemps de travail7h30Horaires de travail8h30-16h36 - 9h-16h36TélétravailNonVos avantages à l'AP-HP
Remboursement titre de transport à hauteur de 75%, restaurant d'entreprise, crèche d'entreprise, formations, salle de sport

Description de l'hôpitalSitué à Bobigny (93), l'hôpital Avicenne exerce une triple mission de soins, de recherche et d'enseignement. Il est orienté vers deux axes forts: la cancérologie (avec un centre expert onco-thorax, un centre spécialisé en hépatologie) et la prise en charge médico-chirurgicale de l'obésité. Il propose une prise en charge complète dans toutes les spécialités médicales.
Référence de l'offre2