Secrétaire pédagogique (h/f)

À propos de nous

Pluridisciplinaire hors santé, l’université de Toulon propose plus d’une centaine de formations, à vocation générale ou professionnelle, dans des champs multiples. Elles permettent d’accueillir chaque année, sur 3 campus (Toulon, La Garde et Draguignan), plus de 10 500 étudiants aux profils variés dans un environnement à taille humaine mettant la priorité sur l’accompagnement, la réussite et les relations avec les acteurs socio-économiques du territoire. La politique scientifique de l’université intègre la nécessité de maintenir un adossement recherche de qualité à l’ensemble des formations. Forte de plus de 1000 collaborateurs dont 514 personnels BIATSS, l’université de Toulon est liée par un contrat d’association avec Aix-Marseille Université qui favorise son autonomie, son rayonnement et le portage de projets partagés d’intérêt commun. L’université de Toulon déploie sa stratégie de développement autour d’un axe identitaire, « Sociétés méditerranéennes et sciences de la mer », en prenant appui sur trois pôles thématiques : « Echanges et sociétés en Méditerranée », « Information, numérique et prévention », « Mer, environnement et développement durable ».


Mission

L'université de Toulon recrute un secrétaire pédagogique (F/H) pour l'UFR sciences et techniques au sein de la direction administrative de site campus formation (DAS CF) - Poste pérenne, à temps complet, ouvert aux fonctionnaires ou dans le cadre d'un CDD.

Le secrétaire pédagogique est en charge des activités liées à la gestion de diplômes de l'UFR Sciences et Techniques. Il informe et oriente les étudiants dans leurs démarches. Il assure le suivi des dossiers pédagogiques des étudiants dont il a la charge, de la phase d'inscription pédagogique à la phase de validation des notes et des diplômes.

Il assure également l'interface entre l'enseignant et l'étudiant pour lesquels il est le référent privilégié.

Il est en charge également des activités liées au traitement des conventions de stages, d'une partie des dossiers d'admission des futurs étudiants via les plateformes e-candidat, Campus France ou Monmaster.

Ainsi, pour l'ensemble des étudiants de chaque année au sein des diplômes pris en charge, le secrétaire pédagogique doit :

Gestion pédagogique (liste non exhaustive):

* Assurer l'accueil physique et téléphonique des étudiants, des intervenants et des enseignants,

* Participer à l'organisation de la rentrée des étudiants des filières gérées,

* Assurer le suivi administratif de la scolarité des étudiants et l'interface avec les enseignants (assiduité, contrats pédagogiques, conventions de stage, suivi des étudiants à statut particulier,

* Diffuser les informations relatives aux cursus, formations et à la vie étudiante,

* Réaliser les inscriptions pédagogiques à l'aide du logiciel de gestion dédié Apogée,

* Organiser /participer au déroulement des examens,

* Préparer les jurys de fin de semestre et d'année,

Gestion de la campagne d'admission des candidats de la L2 au Master

* Réception et vérification de la recevabilité des dossiers sur les plateformes concernées,

* Gestion des commissions de validation des dossiers d'admission,

* Édition des procès-verbaux, vérification de leur conformité et transmission au service de la scolarité centrale.

Contraintes particulières :

Priorisation des tâches en fonction de l'activité

Adaptation à des publics différents

Disponibilité en fonction du calendrier universitaire : organisation de la rentrée, permanences pour les jurys et les examens

Informations complémentaires :

Catégorie et corps : C - Adjoint

Emploi-type REFERENS III : Adjoint-e en gestion administrative - J5X41

Structure d'affectation et localisation : DAS CF – UFR ST – Campus de La Garde

Hygiène et sécurité : Travail sur écran >4H par jour

Emploi côté RIFSEEP groupe 2 du corps des ATRF

Rémunération nette mensuelle avant prélèvement à la source pour CDD : 1523,64 €

Date de prise de fonctions souhaitée : 03/11/2025

Date de fin de contrat pour les agents contractuels : 31/08/2026 avec possibilité de renouvellement


Profil

Diplôme minimum requis pour un agent contractuel : CAP/BEP

Expérience avec contact du public souhaitée

Connaissances :

* Techniques de gestion administrative et de secrétariat

* Fonctionnement administratif universitaire et de la réglementation relative au suivi des cursus

* Offre de formation de l'UFR Sciences et Techniques

* Instances et processus de décision internes et / ou externes

Compétences opérationnelles:

* Respect des procédures et de la réglementation applicable au domaine formation

* Utilisation des logiciels bureautiques courants (pack office) et les outils de communication (intranet, internet, Moodle)

* Utilisation des applications internes : Apogée et Hyperplanning

* Analyse, hiérarchisation et gestion des demandes d'information

* Alerte en cas de difficulté et de retard

* Travail en équipe et en relation partenariale

* Compte-rendu et communication avec sa hiérarchie

Compétences comportementales :

* Rigueur

* Autonomie

* Disponibilité

* Sens du service public

* Capacité d'anticipation

Date limite de candidature : 10/09/2025