Adjoint administratif (h/f)

Détails de l'offre

Famille de métiers Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives Grade(s) recherché(s) Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Rédacteur
Rédacteur principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Métier(s) Ouvert aux contractuels Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ()
Un contractuel peut être recruté sur ce poste car il s'agit d'un poste dans une collectivité de petite taille. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours. Temps de travail Temps complet Télétravail Non Rémunération indicative Rémunération statutaire + prime mensuelle (IFSE) + prime annuelle (CIA) Descriptif de l'emploi La commune de Chapeiry recherche, sous l'autorité de la secrétaire général de mairie et du maire, son adjoint administratif qui aura en charge l'État Civil - l'accueil du public - les affaires scolaires - le CCAS - la communication.... Missions / conditions d'exercice MISSIONS ET ACTIVITÉS PRINCIPALES DU POSTE
* Assurer le suivi des dossiers d'État Civil
- Rédiger les actes de décès et les documents annexes, les actes de mariage, les actes de reconnaissance, la préparation des dossiers de mariage, enregistrement des avis de naissance
- Tenir à jour les actes (décès, mariage, divorce, nationalité, notoriété, PACS ....) & établir ou mettre à jour les livrets de famille
- Traiter les demandes d'actes, les demandes notariales
- Enregistrer les demandes de PACS - Changement de prénom ou nom
- Traiter les demandes de recensement citoyen - envoyer trimestriellement la liste des recensés via MAJDC
- Envoyer courrier suite à une naissance

* Assurer le suivi des dossiers liés au cimetière
- Délivrer des concessions, assurer le renouvellement, la gestion du fichier & la mise à jour des plans et des registres
- Gérer le cimetière via Berger Levrault
- Suivi des concessions

* Gérer les affaires scolaires : École - Cantine - Garderie
- Élaboration du planning de travail des agents & suivi mensuel des heures
- Vérification & suivi des dossiers d'inscription des élèves : cantine - garderie
- Établissement du planning périscolaire
- Facturation mensuelle service périscolaire, émission des titres & suivi des encaissements
- Gestion & suivi d'informations avec le fournisseur de repas
- Suivre le budget des fournitures scolaires & fournitures garderie
- Relations avec les enseignants
- Suivre le prix de revient cantine & garderie
- Gérer la convention du RPI : Établir les avenants suite aux commissions scolaires
- Suivre le décompte ATSEM
- Participer à l'élaboration du budget du service Périscolaire

* Assurer l'accueil du public physique & téléphonique
- Assurer simultanément l'accueil physique & téléphonique dans le respect des usagers
- Gérer les demandes de la population, faire des réponses adaptées
- Orienter le public vers les services compétents
- Gérer les situations de stress
- Assurer la constitution & l'enregistrement des dossiers : recensement militaire - PACS - changement prénom ou nom .......
- Assurer le suivi des demandes de location de salle

* Réaliser des tâches de secrétariat
- Préparer les éléments nécessaires pour répondre aux courriers ou proposer une réponse
- Assurer l'affichage public : arrêtés municipaux & préfectoraux - circulaires ministérielles...
- Organiser & assurer le classement papier & informatique
- Archiver les documents selon procédure
- Mettre en forme les divers actes administratifs

* Assurer le fonctionnement du CCAS
- Assurer le suivi administratif du CCAS : Suivi budgétaire - rédaction des délibérations - suivi des aides financières

* Assurer la communication
- Mise à jour du site internet & PanneauPocket
- Envoyer Chapeiry Info aux différents institutions
- Afficher les différentes actualités au tableau d'affichage

* Assurer la gestion du Centre Aéré "La Ruche"
- Établir la convention
- Assurer le lien des intervenants avec la collectivité concernant la mise à disposition des salles d'activité
- Préparer les fournitures : papier toilette - Essuie-mains
- Mettre à disposition la salle communale
- Préparer les badges
- Contrôler les liste des enfants pour subvention CCAS
- Afficher les différentes actualités au tableau d'affichage

* Assurer la gestion des badges : en binôme avec l'agent technique en charge des bâtiments
- Créer & mettre à jour les autorisations d'ouverture
- Faire signer la remise des badges

* Assurer le Plan Communal de Sauvegarde
- Convocation de la commission PCS
- Mettre à jour le PCS

CONDITIONS DE TRAVAIL & SPÉCIFITÉS LIÉES À L'EMPLOI
* Travail en bureau
* Horaires réguliers
* Disponibilité vis-à-vis des élus
* Pics d'activités liés aux échéances & aux projets de la collectivité

* Rémunération statutaire + prime mensuelle (IFSE) + prime annuelle (CIA)
* Participation employeur à la prévoyance "maintien de salaire" et à la mutuelle + actions sociales du CNAS Profils recherchés SAVOIRS
* Connaissance du cadre réglementaire applicable au service : État civil - funéraire
* Connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales
* Connaissance des procédures administratives

SAVOIR-FAIRE
* Maîtrise des règles juridiques d'élaboration des actes administratifs & de l'État Civil
* Maîtrise des outils bureautiques : Excel - Word....
* Connaître les logiciels métier : Berger-Levrault & E-TICKET

SAVOIR-ÊTRE
* Sens de l'organisation et des priorités
* Discrétion professionnelle
* Esprit d'équipe et qualités relationnelles
* Dynamisme, réactivité, autonomie et rigueur
* Capacité d'adaptation et de proposition