Assistant / assistante de direction (h/f)

Missions :
- Réception des appels entrants, des e-mails et des courriers ;
- Suivi et mise à jour quotidienne du tableau de suivi de production (PC11) avec le responsable d'atelier ;
- Saisie quotidienne des heures de travail, des repos, des RTT de chaque salarié sous fichiers Excel ;
- Saisie des demandes de prix dans un fichier Excel dédié ;
- Communication des délais de production et des dates de mise à disposition du matériel aux clients ;
- Suivi du reporting quotidien, hebdomadaire et mensuel ;
- Création d'articles et/ou de clients sous ERP ;
- Coordination avec le responsable technique et le responsable commercial sur les intentions de commande pour intégration dans le carnet de commandes sous PC11 ;
- Réception des commandes clients et transmission au rédacteur (responsable technique et responsable commercial) pour validation avant édition de l'accusé de réception de commande ;
- Réception et classification des dossiers techniques et commerciaux, vérification de la complétude des dossiers en lien avec les commandes clients ;
- Mise en place et réalisation d'enquêtes de satisfaction client ;
- Consultation quotidienne des comptes bancaires BNP et CIC et transmission des informations au directeur de site ;
- Suivi et saisie des dépenses de structure et autres dépenses dans le fichier des factures clients et fournisseurs ;
- Récupération des ordres de fabrication pour affaires clôturées auprès du responsable d'atelier, détermination des prix de revient (retour hebdomadaire), transmission au Directeur, responsable technique, commercial et responsable d'atelier ;
- Relance des clients pour obtention des commandes avant lancement en production ;
- Communication à réception du matériel en nos ateliers et blocage des pièces des clients « mauvais payeur » avant expédition ;
- Rédaction des factures clients sous ERP et transmission aux clients ;
- Suivi des recouvrements clients et délais de recouvrement, relance des factures échues ;
- Saisie quotidienne des factures fournisseurs, saisie des bons de commandes passés dans la journée dans le fichier des factures fournisseurs ;
- Mise en paiement des fournisseurs après validation du directeur ;
- Passation des commandes de matières premières suite à retour d'état des stocks et/ou lors de réalisations spécifiques après validation par le directeur, le responsable technique, le commercial et le responsable d'atelier ;
- Pointage des congés payés (CP), RTT, heures supplémentaires, récupérations et heures de présence sur logiciel de comptabilité TRIGONE, achats des tickets restaurants ;
- Réception et archivage des arrêts maladie ;
- Réception des demandes de CP, RTT et transmission au directeur de site pour validation ;
- Mise à jour du fichier de présence ;
- Édition des fiches de paie TRIGONE nominatives et affectation des tickets restaurants avec mise sous pli et fiche de pointage des tickets distribués ;
- Suivi des dates de réception des matières et consommables ;
- Commandes de fournitures administratives et de fournitures d'emballage suite à retour d'expédition après validation du directeur et réception occasionnelle des fournisseurs dédiés ;
- Point facturation et dépenses avec la comptabilité BDL ;
- Communication avec le directeur sur les problèmes rencontrés.