Assistant(e) de direction a la direction des soins

Définition du poste

L’assistant(e) de Direction accompagne le coordonnateur général des soins afin de faciliter et d’optimiser la gestion administrative de son activité

Interface des directions fonctionnelles et administratives ainsi que de l’encadrement paramédical

Prise en charge et suivi de dossiers spécifiques

Activités principales

Traitement et mise en forme de documents, rapports, courriers, notes

Suivi et mise à jour de documents internes (organigramme DSS, élaboration des trames de plannings prévisionnels des congés annuels des cadres de pôles et de proximité, mise à jour de listes de distribution dans la messagerie interne…)

Réception, traitement et orientation des appels et messages téléphoniques

Accueil physique

Tenue de l’agenda : prise des rendez-vous, planification des réunions institutionnelles, des réunions régulières ou ponctuelles

Préparation et suivi de dossiers

Reproduction de documents

Classement et archivage

Activités spécifiques

Travail en collaboration avec le coordonnateur général des soins

Calendriers des différentes réunions (CSIRMT, Cadres de santé, cadres sup. Commission des Usagers du GHT)

Participation aux différences instances rattachées à la Direction des Soins pour en assurer le secrétariat (ordre du jour, convocations, création de diaporamas, prise de note et rédaction des comptes rendus

Gestion des demandes de stages (métiers paramédicaux) des étudiants extérieurs (aux Hôpitaux du Léman en lien avec les étudiants, établissements d’enseignement, les cadres supérieurs de santé et les cadres de santé, la référente IFSI, IFAS des HDL

Gestion des demandes de stages spécifiques (dans le cadre de la validation de diplômes étrangers, stage en soins infirmiers des étudiants de médecine entrant en 2è année)

Elaboration et suivi des plannings de la permanence de soins de l’encadrement

Mise à jour du RoR (Répertoire national de l’Offre et des Ressources en santé et accompagnement médico-social) en lien avec les cadres supérieurs de santé

Mise à jour des fiches de postes en lien avec les cadres supérieurs de santé et le service Qualité

Gestion iGestor pour les personnels rattachés au Coordonnateur Général des Soins

Saisie des protocoles de coopération sur la plateforme démarches simplifiées

Participation à l’organisation et au suivi des élections de la CSIRMT tous les 4 ans

Autres activités spécifiques

Relayer le secrétariat de la Direction des Ressources Humaines en cas d’absence

Relations fonctionnelles

Cadres supérieurs de santé, cadres de santé, direction fonctionnelles, ensemble des services administratifs, personnels paramédicaux, médecins, infirmières de la Cellule gestion des lits, direction de la Qualité

Conditions de travail

Du lundi au vendredi de 8h30 à 12h/13h30 -17h poste à temps plein

Contrainte des congés annuels en lien avec le Secrétariat de la Direction des Ressources Humaines