Publiée le Il y a 5 h
Mission du poste
En partenariat avec ECOFAC, une structure spécialisée dans la mise à disposition de services administratifs et organisationnels à destination de professionnels recherche son futur Assistant Administratif H/F.
La formation s'effectue dans le cadre d'un BTS Gestion de la PME en contrat d'apprentissage/alternance pour la rentrée de septembre 2026.
Dans le cadre de son alternance, l'étudiant en BTS Gestion de la PME sera chargé des missions suivantes :
Gestion administrative et organisationnelle (Coeur du métier)
C'est le pilier principal du poste. L'objectif est d'assurer la fluidité du quotidien de l'entreprise.
- Gestion du courrier et des e-mails : Réception, tri, dispatching et rédaction des réponses courantes.
- Accueil et standard téléphonique : Filtrage des appels, prise de messages et orientation des visiteurs (clients, fournisseurs, partenaires).
- Gestion des agendas et déplacements : Planification des réunions, prise de rendez-vous pour la direction et organisation des voyages professionnels.
- Archivage et numérisation : Classement rigoureux des documents administratifs (papiers et numériques) pour garantir leur traçabilité.
Relation clients et fournisseurs
L'assistant assure le suivi logistique et administratif de l'activité commerciale.
- Suivi des ventes : Enregistrement des commandes clients, édition des devis et envoi des bons de livraison.
- Suivi des achats : Demandes de devis auprès des fournisseurs, préparation des bons de commande et suivi des délais de livraison.
- Mise à jour de la base de données (CRM) : Actualisation des fiches contacts (changements d'adresse, nouveaux interlocuteurs).
Tâches comptables très légères (Pré-comptabilité)
Conformément à votre demande, ces tâches se limitent à de la collecte et de la vérification, sans saisie de journaux comptables complexes. Le travail consiste à préparer les éléments pour le cabinet comptable ou le gestionnaire principal :
- Pointage des factures : Vérifier que les factures reçues correspondent bien aux bons de commande et aux bons de livraison (rapprochement).
- Classement des pièces comptables : Regrouper et trier chronologiquement les factures d'achats, de ventes et les notes de frais.
- Préparation des éléments pour le comptable : Transmettre mensuellement les pièces justificatives (factures, relevés bancaires) au cabinet comptable externe.
- Relances de premier niveau : Identifier les factures clients arrivées à échéance et envoyer un mail de relance courtois.
Support aux Ressources Humaines (Optionnel)
- Suivi des présences : Collecte des demandes de congés ou des justificatifs d'absence (arrêts maladie) pour les transmettre au service paie.
- Accueil des nouveaux salariés : Préparation du livret d'accueil et des documents administratifs nécessaires à l'embauche.
Profil recherché
Vous souhaitez préparer un Bac +2 BTS Gestion de la PME et êtes à la recherche d'un contrat d'alternance pour la rentrée de septembre 2026.
Vous êtes reconnu(e) pour votre rigueur, votre organisation et votre polyvalence. A l'aise avec les outils bureautiques, vous appréciez la gestion administrative et souhaitez développer vos compétences au sein d'une structure à taille humaine, en participant activement au fonctionnement quotidien de l'entreprise.
Rencontrons-nous et construisons ensemble votre projet professionnel.
Entreprise
Spécialisé dans la formation professionnelle depuis plus de 30 ans, le Groupe Ecofac a à cœur de former les professionnels à chaque étape de leur carrière.
