Office manager bordeaux h/f

Notre client, une agence d'architecture multiculturelle, recherche son Office Manager H/F à Bordeaux.
Vous assurez le bon fonctionnement quotidien de l'agence en prenant en charge la gestion des bureaux et des fournitures, ainsi que les tâches administratives courantes. Vous êtes le contact privilégié pour toutes les questions pratiques : approvisionnement, organisation des espaces et coordination avec les prestataires.

MISSIONS :

1. Office management & organisation interne
- Gestion du fonctionnement quotidien de l'agence : fournitures, prestataires, déplacements, logistique, équipements
- Organisation et amélioration continue des process internes : checklists, templates, procédures, outils de suivi
- Structuration des méthodes de travail et des documents partagés
- Suivi des contrats fournisseurs, abonnements, assurances et services généraux
- Contribution à la bonne circulation de l'information au sein de l'agence

2. Support de direction
- Gestion des agendas et organisation des réunions
- Préparation des supports de réunion, dossiers, courriers, présentations et documents administratifs
- Rédaction de comptes rendus et suivi des actions à mener
- Suivi des échéances importantes : contrats, facturation, appels d'offres, livrables, signatures
- Interface avec les partenaires, clients, bureaux d'études, entreprises et prestataires

5. Facturation, contrats & coordination comptable
- Préparation et suivi de la facturation clients
- Suivi des règlements, relances clients et appui au suivi de trésorerie
- Préparation des propositions de mission, contrats et avenants
- Mise en forme, contrôle et suivi des documents contractuels jusqu'à signature
- Interface avec l'expert-comptable
- Classement, archivage et gestion des documents administratifs, comptables et contractuels
- Transmission des pièces comptables et suivi des échéances