Assistant administratif / assistante administrative et comptable

Réception / Standard :
- Réceptionne les appels, analyse la demande et oriente vers la personne recherchée, la structure ou le service compétent. Prend les messages et assure un suivi de l'appel en cas d'absence de l'interlocuteur
- Accueille les visiteurs et les orientent de manière adéquate
- Ouvre, tri et distribue le courrier quotidiennement et assure les envois du courrier de l'entreprise.
- Assure le suivi des fournitures administratives et effectue les commandes nécessaires au réapprovisionnement auprès des fournisseurs référencés par le service Achats Groupe

Support administratif et commercial :
- Participe, suit et envoie les appels d'offres dans les délais impartis, après contrôle de la disponibilité de l'intégralité des pièces et dans le respect des procédures en vigueur
- Création et gestion des dossiers clients
- Transmet les documents contractuels aux clients
- Réalise le suivi des commandes fournisseurs
- Met à jour la base de données clients (CRM) chaque fois que nécessaire
- Préparation des réunions d'information du personnel, rédaction des compte rendus
- Suivi de la maintenance bâtiment et équipement
- Effectue et gère l'ensemble des tâches administratives (classement et archivage de documents)

Support Comptable & RH :
- Note de frais
- Saisie des heures et suivi du personnel
- Suivi des intérimaires : demande, contrat, relations avec les agences, facturation
- Gère la comptabilité clients : facturation, encaissements, relances
- Gère la comptabilité fournisseurs : contrôle et saisie des factures d'achats, préparation des règlements des achats
- Etablit les contrats de sous traitance
- Suivi des visites médicales

Missions diverses :
- Effectue diverses missions à la demande de la Direction, : organisation des évènements d'entreprise (pot de Noël, pot d'été, réunions.), réservation de repas, d'hébergement, mise à jour de documents
- Communication interne : affichage, courriers