Office manager paroisse h/f

Entreprise

L’Association Diocésaine de Paris gère les finances, le parc immobilier et les ressources humaines de l’Église catholique à Paris.
Elle lui donne les moyens matériels d’assurer sa mission d’évangélisation, d’éducation spirituelle, d’entraide et de solidarité, au service de l’homme.


Poste

Le Diocèse de Paris recrute pour une paroisse du 15ème arrondissement de Paris.

un(e) Office Manager pour sa Maison Paroissiale en CDI à TP.

VOS MISSIONS :
1. Accueil
 Accueil des familles et des associations ou des personnes qui se présentent à la Paroisse
pour préparer des cérémonies, réserver des salles ou qui ont des demandes spécifiques.
 Accueil des entreprises, organismes de contrôle, organismes officiels qui se présentent
à la Paroisse pour des travaux, des réparations, l’entretien ou la fourniture de matériel
ou de services.
2. Gestion administrative
 Organisation des réunions et formations. Avec l’aide du logiciel Enoria, planifier et
afficher à l’écran les horaires des messes, les sacrements, les réservations de salles et
autres évènements de la paroisse ou extérieurs (assemblées générales, associations …).
 Gestion des réservations de salles. Aide à la mise en place des tables, chaises,
vidéoprojecteur, panneaux flottants KT … Vérification de la remise en ordre.
 Archivage et gestion documentaire. Tenue à jour des classeurs des commissions de
sécurité de l’église et de la Maison Paroissiale. Classement et archivage des dossiers de
visites de sécurité réglementaires. Organismes de contrôle, entreprises intervenantes.
3. Coordination logistique
 Gestion des locaux. Veiller à la bonne maintenance des bâtiments de la paroisse, des
salles de réunion et de l’église. (Réparation, entretien, nettoyage). Alerter en cas de
panne ou de dégradation.
 Coordination, prise de rendez-vous et suivi des interventions des fournisseurs,
artisans, entreprise de nettoyage, équipe bricolage. Réponse aux demandes de relevé
(Electricité, gaz).
 Gestion de la circulation des clefs : doubles, répartitions, rangement des placards à
clefs, vérifications.
 Préparation des campagnes de mise sous pli du Denier. Approvisionnement,
réception matériel, préparation de la salle, accueil des bénévoles, impression/suivi du
pliage.
 Obsèques : Préparation des lettres d’envoi aux familles, invitation à la messe des
défunts.
 Réception des commandes, pointage, rangement.
 Reprographie. Support pour maitre de choeur, carnets de chants d’été, psaumes
documents divers. Mise à disposition dans l’église.
 Affichage. Sur les panneaux de l’église et de la maison paroissiale.
4. Gestion du matériel et des fournitures.
 Approvisionnement. Cuisine : commande et répartition des consommables (lessive,
torchons, repassage …). Matériel salles de réunion (paperboard …). Oratoire (linges
d’autel, hostie, vin, lumignons).
 Bricolage. Petits achats de matériel pour l’équipe de bricolage de la Paroisse.
5. Gestion financière.
 Recouvrement des frais de location de salles, d’obsèques …
 Dépôt en banque espèces et chèques, approvisionnement des sacs de collecte.
 Caisse des messes pour comptabilité
6. Sacristain remplaçant (1 week-end sur 4 et en semaine en cas d’absence du sacristain
titulaire pour les messes de mariage, d’obsèques de baptême)


Profil recherché

Maîtrise de la langue française
 Bonne connaissance de l’Église catholique et de sa liturgie
 Esprit de service, autonomie, fiabilité et discrétion
 Capacité à s’organiser, à anticiper et à s’adapter
 Capacité à entrer facilement en relation avec les visiteurs et à collaborer avec d’autres
employés, le clergé, les bénévoles et les fidèles
 Connaissance des logiciels WORD, EXCEL
L’Office Manager travaille en relation étroite avec le Curé et les autres prêtres, la secrétaire paroissiale, les autres salariés et les bénévoles.

Si vous pensez que ce poste est fait pour vous, merci de déposer votre CV et votre lettre de motivation personnalisée.