Assistant gestionnaire h/f

Détails de l'offre

Famille de métiers Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives Grade(s) recherché(s) Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Métier(s) Ouvert aux contractuels Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ()
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours. Temps de travail Temps complet Management Non Descriptif de l'emploi Grades pour accéder au poste : Cadre d’emplois des adjoints administratifs

Par voie statutaire ou contractuelle.

Le Service Départemental d’Incendie et de Secours de l’Essonne, Etablissement public autonome, participe à la politique de Sécurité Civile. A ce titre, l’Etablissement assure la sécurité de 1,3 million d’habitants notamment en matière de lutte contre l’incendie et de secours d’urgence aux personnes, et concourt à la protection des biens et de l’environnement ainsi qu’à l’évaluation et à la prévention des risques technologiques ou naturels.

Afin de mener à bien ces missions, le SDIS de l’Essonne est composé de plus de 1000 sapeurs-pompiers professionnels, 300 personnels administratifs, techniques et sociaux et 1800 sapeurs-pompiers volontaires. Missions / conditions d'exercice MISSIONS :

Gestion financière du service :

- Réalisation des bons de commande, des engagements, du mandatement et de la liquidation,
- Suivi des enveloppes budgétaires,
- Participation à la préparation budgétaire.

Gestion des abonnements :

- Suivi des abonnements papiers et numériques de l’Etablissement.

Chancellerie :

- Réalisation du secrétariat lors des CDAM,
- Elaboration des comptes rendus, diplômes, invitations.

Prestations de restauration :

- Participation aux prestations de restauration lors des manifestations départementales (Courses, préparations culinaire, mise en place, service et nettoyage cuisine).

Prestations logistiques :

- Gestion des demandes de réservation de salles et véhicules de la direction dans le logiciel métier LAL selon les procédures en vigueur,
- Préparation des salles et réception des véhicules au retour des prêts,
- Gestion des badges d’accès direction et programmation des cartes professionnelles,
- Ouverture des comptes pour accès au prestataire restauration.

Gestion quotidienne du courrier entrant et sortant de la Direction du SDIS :

- Tri, lecture, analyse du contenu, synthèse et enregistrement des courriers dans le logiciel métier MaarchCourrier selon les procédures en vigueur,
- Copie et diffusion des documents (note, fax et documentation interne…),
- Préparation et distribution des courriers à destination des Directeurs et Sous Directeurs,
- Préparation et distribution dans les casiers pour la relève par les secrétariats des groupements et services du SDIS,
- Affranchissement et acheminement du courrier sortant au bureau de poste,
- Suivi des courriers recommandés sortants selon la procédure interne,
- Accueil et information des usagers du bureau courrier,
- Recherches sur le courrier du circuit entrant.

Gestion du circuit des parapheurs et courrier :

- Collecte, distribution et suivi des parapheurs à destination de la Préfecture et du Conseil Départemental,
- Prise en charge des navettes courriers et parapheurs auprès des services administratifs extérieurs au SDIS (Préfecture, CD…),
- Retrait du journal « Le Républicain » chaque semaine,
- Dépôt et retrait du courrier au bureau de poste.

Autres missions en suppléance :

- Suppléance du chargé d’accueil lors d’absence imprévue,
- Participation à l’enregistrement sur le logiciel métier Ligeo selon les procédures en vigueur de documents en vue d’archivage, d’externalisation ou d’élimination et manutention ponctuelle de boites à archives. Profils recherchés PROFIL :

Compétences requises :

- Connaissance des logiciels bureautique (Word – Excel – Outlook),
- Maitrise des logiciels spécifiques (CIRIL – IWS (LAL : logiciel achat logistique) – MaarchCourrier - Ligeo)
- Outils multimédias (interfaces internet et intranet),
- Connaissance de l’environnement professionnel (organigramme du SDIS, rôles et missions des partenaires extérieurs ...) appréciée,
- Connaissance des procédures internes à l’Etablissement et au Service Général souhaitée,
- Permis B obligatoire.

Qualités attendues :

- Disponibilité ponctuelle le soir et week-end
- Aisance relationnelle et rédactionnelle,
- Capacités d’analyse et de synthèse,
- Discrétion (confidentialité des informations et des données),
- Sens de l’organisation,
- Ecoute active,
- Fiabilité, réactivité, capacité d’adaptation,
- Souplesse, Aptitudes à travailler en transversalité et en équipe,
- Autonomie et prise d’initiative dans les limites fixées.

Conditions d’exercice et avantages

- Poste basé à EVRY-COURCOURONNES,
- Port de charges,
- RIFSEEP et complément indemnitaire annuel (CIA),
- Participation possible de l’employeur à la protection sociale complémentaire (mutuelle et prévoyance) selon conditions,
- Adhésion au Comité National d’Action Sociale (CNAS).