Secrétaire mi-temps (h/f)

1. Missions

Sous l'autorité du Directeur d'établissement, dans le respect des procédures, en lien avec le siège social le cas échéant et
dans le respect du secret professionnel,

1.1 Assure la gestion des dossiers des résidents.
1.2 A en charge le suivi administratif des dossiers du personnel.
1.3 En collaboration avec l'Infirmier(e) coordonnateur(rice) et le(a) Responsable Hôtelier(ère), assure les suivis des
congés, absences, pointages.
1.4 Peut organiser et planifier les remplacements des salariés absents.
1.5 Alerte sa Hiérarchie de toute situation anormale concernant les résidents.
1.6 Réalise toute tâche à la demande du Directeur ou du Responsable hiérarchique.

Descriptions des activités

2.1. Accueil :

2.1.1. Accueillir au plan physique et téléphonique les résidents, les familles, les prestataires extérieurs.
2.1.2. Recevoir les résidents et répondre à leurs demandes.
2.1.3. Traiter le courrier et les mails.
2.1.4. Assurer la distribution du courrier des résidents conformément aux consignes.
2.1.5. Suivre les effectifs des repas des résidents et personnels (pointage et transmissions en cuisine).
2.1.6. Recevoir les salariés et répondre à leurs demandes.

2.2. Fonctionnement général:

2.2.1. Prendre des notes et élaborer les comptes-rendus en l'absence de l'Assistante de direction.
2.2.2. Procéder au classement et l'archivage des documents administratifs.
2.2.3. Participer aux différentes réunions institutionnelles.
2.2.4. Echanger les informations utiles avec l'Assistant(e) de Direction via le cahier de transmission.
2.2.5. Effectuer les demandes d'APL auprès de la CAF et mettre à jour les différents tableaux de suivi des aides.
2.2.6. Mettre à jour les tableaux de suivis des caisses de retraites et/ou mutuelles ou assurances.
2.2.7. Saisir les informations journalières en lien avec les entrées, absences et sorties des résidents.
2.2.8. Élaborer les déclarations uniques d'embauche (DUE) et contrats de travail.
2.2.9. Assurer le suivi des visites médicales.
2.2.10. Suivre les absences.
2.2.11. Réaliser les embauches et réembauche dans le logiciel de paye.
2.2.12. Alimenter le logiciel de paye.
2.2.13. Assurer le suivi administratif de l'intérim.
2.2.14. Éditer les factures et saisir des chèques de règlement dans le logiciel de gestion des comptes clients.
2.2.15. Remettre les chèques en banque.
2.2.16. Assurer le suivi de la caisse (encaissement des paiements et gestion quotidienne de la caisse).
2.2.17. Réaliser l'état trimestriel CPAM pour le forfait soins.
2.2.18. Saisir les bons de commande (en partenariat avec l'Agent de maintenance, le(a) Responsable
hôtelier(ère), l'Infirmier(ère) coordinateur(rice), bons de livraison, et factures dans le logiciel
d'engagement de dépenses.
2.2.19. Gérer la consommation des fournitures de bureau et des timbres.
2.2.20. Réaliser les demandes de création fournisseur et produit.

3. Relation / Vie institutionnelle

3.1 S'inscrire dans la démarche du projet d'établissement.
3.2 Participer aux réunions et à la vie institutionnelle de l'établissement.

4. Qualité
4.1 Respecter l'organisation du travail prévue.
4.2 Respecter les prescriptions du référentiel (procédures, modes opératoires.).
4.3 Respecter les normes d'hygiène.
4.4 Proposer les modifications susceptibles d'améliorer la qualité de vie de l'établissement.
4.5 S'inscrire dans la démarche de Bientraitance de l'association et appliquer strictement les règles de confort,
d'hygiène, de réserve et de discrétion.
4.6 Contribuer à la bonne image de l'établissement.
4.7 Être disponible pour les contrôles éventuels.
4.8 Signaler à l'agent de maintenance tout dysfonctionnement au sein des locaux.
4.9 Connaître et appliquer les procédures d'urgence et de sécurité incendie.
4.10 Appliquer strictement les règles de l'établissement.
4.11 Respecter les locaux et les matériels utilisés