Adjoint-e en gestion administrative iut dunkerque et longuenesse

À propos de nous

Rejoignez l’ULCO, l’Université à dimension humaine

Depuis 1991, l’Université du Littoral Côte d’Opale est un acteur majeur de l’enseignement supérieur et de la recherche dans les Hauts-de-France. Pluridisciplinaire et multipolaire, l’ULCO se caractérise par sa dimension humaine. Avec ses méthodes d’enseignement innovantes, une forte proximité avec les équipes, l’ULCO offre un cadre propice à l’acquisition des connaissances et au dialogue, pour un plein épanouissement de chacun.

En bref :
10 000 étudiants
4 campus (Boulogne-sur-Mer, Calais, Dunkerque et Saint-Omer)
1 000 personnels dont 500 enseignants
+ de 100 diplômes accrédités
3 pôles disciplinaires de recherche en prise avec les grands enjeux de notre époque et les problématiques des territoires


Mission

Gestion administrative et pédagogique :

- Assurer l’accueil physique et téléphonique d’un ou plusieurs Départements de formation

- Transmettre divers courriers aux services concernés

- Etablir les certificats de scolarité

- Sortir les emplois du temps d’ADE pour affichage et pour préparation des D.S. (préparer les copies d’examens, demander les sujets auprès des vacataires et les imprimer)

- Mettre à jour les fichiers étudiants dans SCODOC

- Suivre et enregistrer les absences des étudiants dans ADE et SCODOC

- Editer les bulletins dans SCODOC

- Entrer les résultats dans Apogée

- Organiser les sorties pédagogiques (demande de devis auprès des sociétés de transport, réservation des bus, déclaration de sortie auprès de l’Université)

- Editer et transmettre les conventions de stage aux différents interlocuteur

- Classer et archiver les documents : factures, rapports de stages, dossiers étudiants, copies, bulletins…



Gestion financière :

- Editer les bons de commande sur un logiciel de comptabilité avec insertion des devis

- Demander les créations de fournisseur auprès du Service Facturier

- Réceptionner les factures et les bons de livraison et établir les services faits dans le logiciel de comptabilité

- Suivre le budget sur le logiciel de comptabilité


Affectation administrative (Service, laboratoire, composante) IUT Littoral Côte d’Opale, département MLT site de Dunkerque (50%) et département GACO site de Longuenesse (50%).

Affectation géographique : Dunkerque et Longuenesse

CDD de 1 mois renouvelable à compter de mai 2026. Merci de transmettre un CV et une lettre de motivation avant le 27 avril 2026.


Profil

Diplôme souhaité : Niveau bac +2, une expérience dans le secrétariat serait un plus

Conditions particulières d’exercice : Poste partagé sur deux sites géographiques différents c’est-à-dire Longuenesse (en présentiel le mardi et le mercredi) et Dunkerque (en présentiel le lundi, le jeudi et le vendredi)

Connaissance, savoir :

- Connaissance générale des techniques de gestion administrative et de secrétariat (suivi des formations, contraintes réglementaires…)

- Gestion comptable et financière

- L’agent doit disposer de solides capacités rédactionnelles et d’une maîtrise affirmée de l’orthographe.


Savoir-faire :

- Utilisation des moyens de communication écrite et orale. Prise de notes et rédaction de documents de tous ordres. Analyse et gestion des demandes de toutes natures

- Organisation et gestion des bases de données

- Utilisation des outils bureautiques (WORD, EXCEL, ACCESS…)

- Maitrise des logiciels internes de l’ULCO (APOGEE, ADE, SCODOC, SIFAC, VEWEB, etc…).

- Gestion administrative de PARCOURSUP.

- Gestion des approvisionnements en fournitures de bureau et consommables divers


Savoir être :

- Sens de l’organisation

- Réactivité

- Sens relationnel