Assistant administratif f/h

Entreprise


Établissement d'enseignement supérieur, l'Université d'Orléans est présente sur 7 sites en région Centre Val de Loire.

Elle compte 18 500 étudiant.e.s, 141 diplômes nationaux, 2000 personnels et 24 unités de recherche.

Poste

Lieu d’exercice : Université d'Orléans, IUT de l’Indre

Prise de poste : Poste à pourvoir au 21 aout 2025

Type de contrat/Statut : Catégorie C, ouvert aux titulaires et contractuels (CDD 1an), temps plein


Poste

Mission

Au sein de l’IUT de l’Indre situé à Châteauroux votre mission consiste à assurer les missions d’accueil, d’information et d’orientation des usagers ainsi que l’assistance administrative au service général : recueillir, traiter et faciliter la circulation de l’information et participer aux démarches associées.

Activités principales

Accueil, information et orientation des usagers

* Assurer l’accueil physique et téléphonique des usagers de l’IUT.
* Être disponible et à l’écoute des besoins des étudiants et les orienter vers les services concernés.
* Accueillir les fournisseurs et réceptionner les colis, en lien avec le service ayant passé la commande.
* Gérer les divers affichages et espaces d’information pour les étudiants : planning hebdomadaire de l’occupation des salles, actualités culturelles, sportives et vie étudiante, événements internes et externes, …
* Assurer l’affichage lors des élections sur le site de Châteauroux, en appui de la responsable du service/ assistante de direction.
* Gérer les locations de salle (contact avec les partenaires, suivi des conventions).
* Suivre l’approvisionnement de certains équipements : distributeurs aliments, boissons, protections périodiques, armoire à pharmacie.
* Suivre les emprunts de jeux et équipements divers des étudiants. Gérer les éventuels emprunts à la BU.
* Suivre le prêt des vélos en lien avec la personne chargée de la maintenance : établir et assurer le suivi des contrats de location, alerter le chargé de maintenance en cas de besoin de réparation ou autre.
* Gérer les objets trouvés et les réclamations pour les distributeurs et machine à café.
* Gérer les emprunts de petits matériels informatiques affecté au service général (câble, pieuvres…).

Assistance administrative au service général

* Affranchir le courrier départ et distribuer le courrier arrivé dans les différents services.
* Vérifier le bon fonctionnement des travaux de reprographie (mise à disposition de papier dans les espaces de reprographie, transmission des travaux lancés aux bons interlocuteurs…). En cas de besoin, réaliser les travaux de reprographie pour les enseignants vacataires.
* Suivre les commandes de toner pour la reprographie et organiser le tri.
* Assurer la plastification des documents.
* Gérer les déclarations des copies de publications CFC et les centraliser pour les 2 sites.
* Gérer la réservation des salles hors pédagogie, sous ADE, en lien avec les emplois du temps des formations.
* Actualiser l’annuaire téléphonique pour le site de Châteauroux et la liste des alias de l’ensemble de l’IUT.
* Gérer les commandes du Service Général du site de Châteauroux pour les fournitures de bureau, petits matériels, et petit mobilier.
* Assister la responsable du service dans l’organisation d’événements divers (JPO, journée d’intégration, rentrée, remise des diplômes,).
* Préparer le matériel destiné à la promotion de l’IUT auprès des lycées de la Région Centre Val de Loire et lors des forums d’orientation.
* Participer à la gestion des archives de l’IUT : conseiller et diffuser l’information auprès des collègues, gérer le local des archives selon la réglementation en vigueur.
* Être le « relais local » du comité d’entreprise « ASTUCE » de l’Université d’Orléans pour les 2 sites et gestion du stock de billetterie le cas échéant.
* Assurer l’édition et la gestion des cartes multiservices pour les étudiants et les personnels et gérer le stock du matériel nécessaire.
* Participer le cas échéant à des groupes de projets transversaux initiés par l’IUT et évènements organisés par l’IUT.
* Assistance au service scolarité : assurer la vérification des pièces administratives dans le cadre de la campagne d’inscriptions et de réinscriptions des étudiants, en appui aux secrétariats de formation.

CONTRAINTES PARTICULIÈRES : accueil à partir de 8h le matin et télétravail non compatible avec le poste. Pics d'activité ou sujétions horaires en fonction du calendrier universitaire et des évènements de l’IUT


Profil recherché

Formation et expérience professionnelle

Formation dans le domaine administratif et/ou secrétariat.

* Connaissance du fonctionnement de l’administration et de l’organisation du système universitaire.
* Connaissance de la réglementation en lien avec son domaine d’activité.
* Maîtrise des techniques bureautiques et informatiques.
* Organisation et planification des activités dans un contexte de travail polyvalent.
* Maîtrise des règles de présentation et de transmission du courrier administratif.
* Maîtrise de l’expression orale et des techniques de communication.
* Appétence pour les logiciels métiers (ADE, Apogée).



Compétences et qualités requises

* Capacité d’écoute.
* Capacité d’adaptation.
* Sens de la confidentialité ; rigueur ; fiabilité.
* Diplomatie ; réserve.



L’UNIVERSITE D’ORLEANS C’EST AUSSI

Une université européenne, des valeurs partagées, un plan égalité professionnelle femme/homme, diversité et non-discrimination, inclusion, qualité de vie au travail et engagement dans la transition écologique:

* Un cadre de travail respectueux de l’équilibre vie professionnelle et vie personnelle :

- Développement de ses compétences à travers une large offre de formation

- Accompagnement des personnes en situation de handicap et adaptation des postes de travail

- Télétravail possible selon nécessité et organisation du service (1 à 2 jours/ semaine)

- 57 jours de congés annuels - dont 11 jours de RTT - pour un temps plein actif dès la prise de poste

* Et des avantages …

- Activités sportives et culturelles

- Restauration collective

- Forfait mobilité durable (vélo, covoiturage)

- Prise en charge partielle des transports

- Aides et prestations d’actions sociales : aide à la famille, aux vacances et séjours pour enfants,

- Aides aux parents d’enfants en situation d’handicap



POSTULER

Adressez votre lettre de motivation et votre C.V. jusqu’au 23/06/2025