Assistant.e de direction

À propos de nous

Nantes Université est un établissement public d’enseignement supérieur et de recherche qui propose un modèle d’université inédit en France unissant une université, un hôpital universitaire (CHU de Nantes), un institut de recherche technologique (IRT Jules Verne), un organisme national de recherche (Inserm) ainsi que Centrale Nantes, l’école des Beaux-Arts Nantes Saint-Nazaire et l’École Nationale Supérieure d’Architecture de Nantes.

Ces acteurs concentrent leurs forces pour développer l’excellence de la recherche nantaise et offrir de nouvelles opportunités de formations, dans tous les domaines de la connaissance.

Durable et ouverte sur le monde, Nantes Université veille à la qualité des conditions d'études et de travail offertes à ses étudiantes, étudiants et personnels, pour favoriser leur épanouissement sur tous ses campus de Nantes, Saint-Nazaire et La Roche-sur-Yon.


Mission

Environnement et contexte de travail

•Localisation : Nantes – Campus Lombarderie

La personne recrutée sera intégrée au sein du Département Informatique de l'UFR Sciences et Techniques (S&T). Le Département informatique est un département de formation qui a en charge les formations dans le domaine des sciences du numérique : Informatique, Informatique-Mathématiques, MIAGE (Méthodes Informatiques Appliquées à la Gestion d'Entreprise). La personne recrutée sera impliquée dans la gestion administrative des formations du Département (de la Licence au Master). Elle travaillera au plus près de la Direction et des chargés de mission du Département. Elle aura différents interlocuteurs : les autres assistant.e.s du Département Informatique, les enseignant.e.s et enseignant.e.s-chercheur.e.s du Département Informatique, le service financier de proximité (SFP) de l’UFR S&T, et les assistant.e.s du LS2N (Laboratoire des Sciences du Numérique de Nantes).

Missions

Ce poste consiste à assister les enseignant.e.s et enseignant.e.s-chercheur.e.s du Département en assurant la gestion administrative et financière du Département Informatique. Ces différentes missions nécessitent d’échanger avec de nombreux interlocuteurs académiques, administratifs de Nantes Université mais aussi avec les services administratifs du LS2N (Laboratoire des Sciences du Numérique de Nantes). Les tâches associées à ce poste sont très diversifiées et nécessitent à moyen terme une bonne connaissance de l’organisation de l’UFR S&T.

Activités principales

Gestion administrative

•Assurer l’accueil physique et téléphonique et l’orientation des interlocuteurs internes et externes du Département,

•Assurer la continuité de service et le bon fonctionnement des circuits administratifs,

•Réceptionner, enregistrer et distribuer le courrier,

•Aider à l'organisation des réunions et rédiger les comptes rendus,

•Classer, mettre à jour et archiver les documents papiers et informatisés du Département.

Gestion des ressources humaines

•Suivre et contrôler les dossiers de recrutement des vacataires (logiciel OSE),

•Saisir les charges d'enseignements pour les enseignant.e.s et les vacataires (logiciel GEMOE),

•Gérer les arrêts de maladie et les congés des membres du Département,

•Gérer des dossiers RH particuliers (décharges de service, modulations…).

Gestion financière et comptable

•Suivre les dépenses et les recettes (notamment la taxe d’apprentissage) au quotidien et diffuser l'information à la Direction du Département,

•Enregistrer dans SIFAC+ et assurer le suivi administratif des bons de commande du Département,

•Assurer la gestion des ordres de missions : enregistrement dans Notilus, états des frais, déplacements.

Événementiel, Communication en lien avec la vie du Département

•Aide dans l'organisation des différents événements liés à l’animation du Département : réservation des locaux, démarches administratives auprès des différents services.

•Utilisation des outils numériques (UNCloud, Prodoc…)

Prévention

•Une implication dans les actions de prévention du Département (aide dans la rédaction du DUER - Document unique d'évaluation des risques professionnels) serait un plus.

Dans le cadre du bon fonctionnement global de la Faculté, la personne pourra être amenée à apporter un appui administratif ponctuel à d’autres services, notamment en cas de baisse d’activité dans son service principal ou de surcroît d’activité dans d’autres secteurs.

Retrouvez l'intégralité de la fiche de poste ici :


Profil

* Formation et/ou qualification : Bac + 2/3 minimum

* Expériences antérieures bienvenues pour occuper le poste

* Poste ouvert aux agents susceptibles de se prévaloir d’une priorité légale conformément aux dispositions de l’article L.512-19 du Code Général de la Fonction Publique (sur présentation d’un justificatif).

Spécificités du poste

Environnement de travail :

•Accessibilité PMR

•Présence d’escaliers

•Travail en équipe

Rythme de travail :

•Horaires fixes

Conditions de travail :

•Usage d’un écran

•Travail assis

•Communications téléphoniques fréquentes

•Utilisation d’applications métiers