Au sein de la direction de la vie universitaire, le service de la vie étudiante développe une offre de services aux étudiants et aux associations. Spécialisé dans l'accueil, l'accompagnement (notamment social) et l'intégration des primo-entrants, en particulier internationaux, il est également en charge de la coordination du dispositif de rentrée, du soutien à la vie associative et du renforcement de l'engagement étudiant, mais aussi de l'amélioration de la qualité de vie sur les campus, en lien avec le développement durable.
Il met en œuvre la politique de vie étudiante de l'établissement, et a pour mission de dynamiser la vie de campus, et améliorer le bien-être étudiant. Il collabore avec les instances universitaires et assure le secrétariat des conseils de vie de campus.
Contexte et spécificités du poste :
Le Service de la Vie Étudiante est placé sous la responsabilité de la Directrice de la vie universitaire. C'est un service central organisé en bureau sur les différents campus, au plus près des usagers. Il conseille et met en œuvre la politique en matière de vie étudiante de l'établissement. Il contribue à dynamiser la vie de campus de tous les sites et à améliorer la qualité de vie des étudiants à l'Université. Le BVE de Pessac est composé d'un responsable de catégorie A, d'un responsable adjoint de catégorie B, d'une chargée de logement de catégorie B et d'un agent de catégorie C. Des emplois étudiants sont également recrutés chaque année pour des périodes plus ou moins longues.
Permanences/astreintes : une permanence d'une demi-journée 2 fois par mois sur la campus Bastide pour les rendez-vous d'accompagnement avec les associations étudiantes du site.
Déplacements possibles sur les campus Talence et Bordeaux pour des réunions inter-BVE mais aussi pour Fête la rentrée en septembre sur les campus Bastide, Périgord et du Pin à Agen.
Ponctuellement, activités en soirée.
Missions :
Vous assistez le responsable du service dans ses missions quotidiennes et veillez au bon fonctionnement du guichet d'accueil, en garantissant un accueil de qualité pour les usagers. Vous soutenez les étudiants désireux de s'engager dans la vie étudiante, en leur apportant un appui logistique, matériel et financier adapté à leurs besoins.
Dans le cadre de la gestion du FSDIE projets, vous contribuez à l'élaboration du bilan annuel et à la préparation de l'enquête ministérielle. Vous planifiez et organisez les commissions, assurez le suivi du budget, et accompagnez les associations étudiantes dans le montage de leurs projets et de leurs budgets.
Activités principales :
Saisir et mettre à jour des bases de données dédiées à la gestion (administrative, financière, ressources humaines...)
Assurer l'accueil physique et téléphonique et l'orientation des interlocuteurs internes et externes
Participer à la gestion administrative, financière et/ou des ressources humaines de la structure en appliquant les procédures dédiées
Assurer le soutien logistique (locaux, matériels, fournitures) de l'activité d'un service, de manifestations (conférences,
réunions, séminaires, colloques)
Assurer l'accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes (personnels) et externes (usagers)
Profil attendu:
Vous gérez les projets avec méthode, rigueur et respect des délais. Collaboratif-ve, vous travaillez en équipe et assurez un reporting clair. Vous rédigez rapports et bilans avec précision, tout en appliquant les procédures en vigueur. Vous maîtrisez la suite Office, Sphinx, Trello, Skello, Adobe et les réseaux sociaux. Autonome, organisé-e et réactif-ve, vous communiquez efficacement et faites preuve d'un bon sens relationnel. Vous encadrez les étudiants, animez des réunions et suivez leurs missions avec sérieux.
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