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Un(e) Assistant(e) de direction de la DGS, responsable du secrétariat général et du service courrier (F/H), Sevran

Sevran, France

Descriptif et missions

Ce poste est à pourvoir à Sevran. Sous la responsabilité de la DGS, l'assistant(e) de direction de la DGS, responsable du secrétariat général et du service courrier, pilote l'ensemble des missions et encadre une équipe de quatre personnes (deux assistantes de direction, une chargée d’accueil de l’hôtel de ville, un chef d’équipe des appariteurs). Il ou elle s'implique dans les tâches quotidiennes et apporte son expertise et sa dynamique. Les missions de ce poste sont tournées vers le bon fonctionnement de l'administration générale et sa bonne articulation avec le cabinet du Maire.

Missions principales :

1. Organisation de la vie professionnelle et du secrétariat du DGS
2. Organisation de l'agenda et prise de rendez-vous en fonction des priorités
3. Assurer l'accueil téléphonique et physique
4. Recevoir, filtrer et transmettre les messages
5. Rappeler des informations importantes
6. Organiser et planifier des réunions (ordre du jour, transmission de documents...)
7. Réaliser et mettre en forme des travaux bureautiques : courriers, notes, rapports, relevé de décision, comptes-rendus, présentations...
8. Assister le DGS dans l'organisation et le suivi de certains projets
9. Organiser le classement et l'archivage des dossiers du DGS

Missions spécifiques :

1. Suivi et organisation des activités du secrétariat général
2. Intégrer les priorités du service dans la gestion quotidienne
3. Suivre l'exécution budgétaire du service
4. Gérer les plannings et réservations des salles de réunions
5. Assurer la signature mécanisée sous le contrôle du DGS
6. Veiller au circuit des parapheurs entrants/sortants et gérer les parapheurs dématérialisés
7. Suivre le circuit des actes administratifs, arrêtés, décisions et traiter les actes dématérialisés

Management de l'équipe :

* Encadrer et animer l’équipe (assistantes de direction, chargée d'accueil et appariteurs)
* Coordonner la réception, la diffusion et l'expédition du courrier
* Superviser l'organisation de l'accueil de l’hôtel de ville et du courrier
* Accompagner les assistantes de direction dans la gestion opérationnelle
* Piloter l'activité, gérer les priorités, définir objectifs et projets
* Contrôler et ventiler le courrier, les fournitures, le planning de remplacement, et les courriers à signer
* Accompagner les membres de l'équipe et réaliser les entretiens annuels
* Diffuser l'information et accompagner l'équipe

Profil recherché :

Vous êtes idéalement titulaire d'une formation supérieure de type Bac+3, avec une expérience significative en management et une connaissance des acteurs et partenaires des collectivités territoriales. Vous savez hiérarchiser les priorités, planifier le travail et répartir les tâches. Vous possédez des qualités relationnelles, d'écoute, de dialogue, et d'animation d'équipe.

Compétences techniques requises :

* Discrétion et confidentialité
* Autonomie et initiative
* Gestion des imprévus et multitâche
* Rigueur, sens de l'organisation, diplomatie, disponibilité, réactivité
* Excellente expression orale et écrite, capacité de reporting, travail en équipe

Caractéristiques du poste :

* Poste à temps plein
* Régime indemnitaire : IFSE, NBI

Poste à pourvoir rapidement. Si vous êtes intéressé(e), transmettez votre candidature (lettre de motivation et CV) à Monsieur le Maire, 28 avenue du Général Leclerc – 93270 SEVRAN, ou directement à la Direction des Relations Humaines. POUR POSTULER, CLIQUEZ ICI

Avantages liés au poste :

* NBI
* Télétravail partiel possible

Avantages collectifs :

* Prime de fin d’année
* Compte-Epargne Temps
* Chèques vacances/loisirs
* Prise en charge Mutuelle
* Garde d’enfants
* Possibilité d’évolution de carrière
* Prise en charge des frais de transport domicile-travail
* Régime indemnitaire, ART, RIFSEEP, gratification pour médailles du travail
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