Secrétaire pédagogique - ifsi henri mondor f/h

Métier
Assistanat secrétariat - secrétariat
Type de contrat
Titulaire ou CDD
Rémunération
à partir de 2230€ brut mensuel
Service d'affectation
IFSI Henri MONDOR
Présentation du service

CFDC
Le CFDC regroupe 34 instituts et écoles accueillant plus de 8 000 étudiants en formation initiale, implantés à Paris et en périphérie, en lien avec l’AP-HP, plus grand CHU d’Europe, et conventionnés avec les 7 universités franciliennes.
Il dispose aussi de 4 centres de formation continue, 4 CESU, 7 centres de documentation et 1 centre inter-médiathèques.

IFSI Henri Mondor
L’IFSI assure une formation en soins infirmiers (Quota à 261 étudiants par promotion) ; il se situe au sein de l’hôpital Henri Mondor.
L’IFSI est conventionné avec l’UPEC : Université Paris Est Créteil et Marne La Vallée.

Composition de l'équipe :
Partagés sur les deux structures (IFSI Henri Mondor et IFSI -IFAS Emile Roux)
- Un cadre supérieur paramédical en mission transversale sur les stages (recherche, affectations et politique de stage sur le GH) et stagiaires à diplôme étranger (IDE intracommunautaires et médecins)
- Une assistante à la gestion des stages
- Une documentaliste et deux aides documentalistes
- Un cadre supérieur en charge de la coordination pédagogique assurant également le suivi de la coordination avec l’Université
- Un secrétariat composé de chacun 4 ETP
- Un agent de logistique générale
- 31 cadres formateurs

Vos missions

Secrétariat et accueil de l’IFSI :
Secrétariat d’une promotion d’ESI :

- Accueil physique et téléphonique des ESI, intervenants, acteurs de la formation et public (information, orientation, remise des D.E. et grade de licence, etc)
- Constitution et suivi des dossiers administratifs et pédagogiques des ESI
- Traitement informatique des notes dans FORMEIS puis export et extraction des feuillets semestriels et passages d’année
- Gestion des départs en stage : conventions de stage et courriels de mise en stage, saisie dans FORMEIS, édition des fiches d’évaluation et d’émargement.
- Déclaration d’accident de travail en ligne sur le site Net-entreprises (CPAM)
- Elaboration des attestations de présence mensuelle (CFA, promotions professionnelles hors AP-HP, Pôle Emploi, Remunet, FONGECIF, LADOM, etc
- Gestion KAIROS (AISF, AES, Attestation de présence/absence/abandon, Bilan de fin de formation)
- Traitement des dossiers de demande de bourses (réception, saisie et envoi à la Région IDF)
- Organisation et surveillance des oraux de concours AS et IDE (FPC) (préparation des supports et des salles, réception et vérification des dossiers, envoi des convocations, accueil des candidats et gestion du temps de passage, saisie et transmission des notes au bureau des concours)
- Gestion de la rentrée scolaire : forum pré-rentrée (information et réception des documents administratifs)
- Transmissions aux différents collaborateurs : service finance et bureau des indemnités AP-HP, UPEC,
- Contrôle et gestion des dossiers administratifs et pédagogiques des ESI présentables au D.E.
- Paiement des intervenants (envoi et réception des justificatifs et saisie sur HR ACCESS)
- Organisation des instances : Commission d’Attribution de Crédits (CAC), Section disciplinaire, Section Pédagogique, Section relative à la vie étudiante (SRVE) : convocations, listes d’émargement, préparation des dossiers, rédaction du compte-rendu.
- Gestion du courrier
- Classement, archivage et reprographie
- Statistiques Santé Ecole (Ministère des Solidarités et de la Santé)
- Participation aux groupes de travail.
- Certificats divers d’anciens étudiants
- Suivi des demandes de remboursement des frais de transport
- Suivi et paiement des indemnités de stage
- Gestion des archives de l’IFSI

Profil recherché

SAVOIR FAIRE REQUIS
- Maîtrise de Word, Excel et messagerie électronique
- Expérience de secrétariat, de prise de notes, de remise en forme de documents
- Capacités d’organisation, de hiérarchisation, de reporting
- Appliquer et développer le système de classement défini au sein du CFDC
- Discrétion professionnelle
- Capacités relationnelles

CONNAISSANCES ASSOCIEES
- Utilisation de FORMEIS, HR Access, AT+, KAIROS
- Connaissance du fonctionnement d’institut de formation paramédicale.

PRE-REQUIS
- Bonne orthographe
- Capacité relationnelle et esprit d’équipe
- Sens de l’initiative

Schéma horaire
Jour
Temps de travail
7h30
Horaires de travail
7h30 / jour : sur amplitude de 8h30 à 17h00, (organisation à déterminer avec les autres secrétaires)
Télétravail
Non
Vos avantages à l'AP-HP

Les + AP-HP
Une procédure d’intégration avec dispositif de tutorat et parcours de formation adapté ;
15 jours de RTT par an (- 1 pour journée de solidarité) ;
Prise en charge de l'abonnement Navigo mensuel ou annuel à hauteur de 75%
Accès aux activités sociales et culturelles de l’AGOSPAP (sorties culturelles, voyages, centres de loisirs …) et aux réductions de HOPTISOINS
Pour les enfants, crèches internes et possibilité de bénéficier du supplément familial de traitement


Description de l'hôpital

L'Assistance publique-Hôpitaux de Paris (AP-HP) est un centre hospitalier universitaire à dimension européenne mondialement reconnu.
Ses 38 hôpitaux accueillent chaque année 10 millions de personnes malades : en consultation, en urgence, lors d'hospitalisations programmées ou en hospitalisation à domicile.
Elle assure un service public de santé pour tous, 24h/24, et c'est pour elle à la fois un devoir et une fierté.
L'AP-HP est le premier employeur d'Ile-de-France : 100 000 personnes – médecins, chercheurs, paramédicaux, personnels administratifs et ouvriers – y travaillent.
Au cœur de l'Institution, le Siège de l'AP-HP rassemble sous un même périmètre les directions fonctionnelles et les établissements qui lui sont rattachés :
CFDC (Centres de Formation et de Développement des Compétences), ACHAT (Achat Centraux Hôteliers Alimentaires et Techniques),
DRCI (Département de la Recherche Clinique et de l'Innovation) et DSN (Direction des Services numériques).
Avec ses 4000 collaborateurs, le Siège assure un rôle d'expert, de pilote et de coordinateur pour l'ensemble des hôpitaux.
Engagée dans des projets novateurs et stratégiques au service des patients, l'AP-HP recherche aujourd'hui de nouveaux talents pour mener à bien sa mission.
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Référence de l'offre
2026-21844