Agent d'accueil polyvalent

Détails de l'offre

Famille de métiers Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives Grade(s) recherché(s) Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Rédacteur
Métier(s) Ouvert aux contractuels Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ()
Un contractuel peut être recruté sur ce poste car il s'agit d'un poste dans une collectivité de petite taille. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours. Temps de travail Temps complet Descriptif de l'emploi CADRE GENERAL
- Ouvert dans une commune de 900 habitants comptant deux emplois administratifs dont celui-ci et trois emplois techniques, le titulaire du poste vient compléter et renforcer le secrétaire général de la mairie et a la charge de la relation avec le public.
- Premier contact de l'usager avec l'administration, le titulaire du poste apporte à l'usager une réponse à son attente ou, à défaut, une orientation vers l'interlocuteur adapté.
- Également en charge de plusieurs secteurs spécifiques de la gestion municipale, le titulaire exploite ses connaissances et compétences pour gérer ces secteurs parmi lesquels figure le CCAS dont il assure le secrétariat et la comptabilité.
- A ces fins, le titulaire du poste assure une veille de l'évolution du texte et est apte à développer ses connaissances réglementaires, techniques, et faire évoluer ses propres outils lui permettant d'effectuer son activité avec efficacité. Missions / conditions d'exercice PRINCIPALES MISSIONS
Accueil : Accueil physique et téléphonique, Gestion, traitement et suivi, des demandes / messages / renseignements / ..., Gestion du courrier postal et électronique, Gestion de la presse et de l'information spécialisées
Etat Civil : Gestion des actes d'État Civil - Tenue des registres, Gestion des naissances, mariages, PACS, décès, ..., Recensement militaire, Assiste l'Officier d'Etat Civil lors des célébrations
Elections : Gestion des listes et cartes électorales, Organisation des élections / bureau de vote
Urbanisme : Accueil et gestion des demandes d'autorisation d'urbanisme et des DIA, Instruction des demandes d'urbanisme simples (DP)
Secrétariat : Assistance auprès de la secrétaire générale et des élus, Gestion des affichages municipaux, Gestion des calendriers des rendez-vous des élus, Régisseur d'une régie de recettes, Gestion et Rédaction des autorisations administratives et de voirie, Gestion les DT / DICT, Gestion dans son activité des actions avec les services techniques et leur suivi
Gestion :
- Gestion des locaux communaux (Salle Polyvalente, Maison des Associations, Eglise...) (location, ménage, planning, statistique budgétaire, ...)
-Gestion d'un marché communal : Contrôler les règles et les conditions de sécurité relatives à l'accès et à la circulation du public/des commerçants et des moyens d'intervention durant les temps de marché.
Informer et renseigner les professionnels et particuliers sur la réglementation en vigueur et les orienter vers les services compétents.
Fêtes et Cérémonies : Coordination et/ou organisation des manifestations, cérémonies, évènements
Cimetière / Opérations funéraires : Gestion du cimetière, des concessions, de l'usage
Communication : Mise à jour des différents médias (Web, Panneau Pocket, Facebook, ...)
Composition du journal Municipal.
Veille : Assure une veille réglementaire, Préparation des documents administratifs et techniques
Activités spécifiques : Secrétariat complet du CCAS : préparation et rédaction des documents administratifs et techniques, des documents budgétaires / comptables, des délibérations et arrêtés du Président du CCAS.
Activité occasionnelle : Gestion du recensement Profils recherchés COMPETENCES REQUISES
SAVOIR FAIRE :
ACCUEIL
Savoir accueillir le public avec amabilité
Mettre en relation les correspondants
Conserver neutralité et objectivité face aux situations
Savoir faire preuve d'autorité
Dynamisme et réactivité
Techniques d'écoute active et de médiation
Techniques de gestion de conflits et de l'urgence
Notions de psychologie individuelle et collective
COMMUNICATION
S'exprimer clairement
Savoir appliquer les règles de communication et de protocole
Traduire le vocabulaire professionnel en langage clair et compréhensible par tous
Savoir rechercher, sélectionner, synthétiser et diffuser des informations
Technologies de l'information et de la communication
ADMINISTRATION
Maîtrise rédactionnelle
INFORMATIQUE
Maîtrise de l'outil informatique
Maîtrise du Pack office (Word, Excel, Outlook, Power Point, Publisher)
Connaissance de logiciels de travail spécifiques aux collectivités (JVS, 3D OUEST) ou équivalent
Maitrise des mécanismes de mise à jour (Web, Facebook, etc)

SAVOIR ETRE :
Devoir de réserve et sens du service public
Garant de l'image et des valeurs du service public
Être au service
Force de proposition
Capacité d'analyse et de synthèse
Rigueur et organisation
Connaissance des techniques de classement et d'archivage
Discrétion
Confidentialité
Bonne expression orale
Ecoute
Esprit d'initiative
Ponctualité et assiduité
Qualités relationnelles
Autonomie
Esprit d'équipe