La société ESSOR Ingénierie, spécialisée dans le métier de la maîtrise d'œuvre sur des projets industriels et agroalimentaires, recherche un Assistant Administratif Projets H/F en CDD de 3 mois à Saint-Herblain (44).
Le savoir-faire d'ESSOR s'articule autour d'expertises complémentaires, toutes liées à l'univers de la construction immobilière professionnelle. A travers ces filiales, ESSOR a la capacité de prendre en charge un projet d'immobilier d'entreprises depuis sa stratégie de financement à la livraison du bâtiment.
Rejoindre notre groupe à taille humaine, c'est partager des valeurs communes : la loyauté, l'engagement et le plaisir.
Vos missions :
Sous la responsabilité du Directeur d'Agence et en collaboration avec l'Assistante d'Agence, vous interviendrez en appui sur plusieurs projets en parallèle et serez l'interface entre les interlocuteurs internes et externes sur les sujets administratifs.
A ce titre, vos principales missions seront :
1) Suivi administratif des projets en phase études :
- Créer les dossiers affaires ;
- Préparer les bons de commande des sous-traitants (bureaux d'études externes, etc .) ;
- Préparer les dossiers de consultation des entreprises, synthétiser les documents à envoyer ;
- Assister les chefs de projet dans la sélection des entreprises à consulter, établir la liste et préparer les courriers de consultation ;
- Relancer les entreprises consultées et établir les tableaux de suivi ;
- Produire divers documents : correspondances, listes, comptes-rendus.
2) Suivi administratif des projets en phase travaux :
- Mettre en place les outils de suivi (tableaux de suivi financier, visas, documents de chantier.) ;
- Vérifier les dossiers administratifs des entreprises (assurances, attestations.) ;
- Rédiger les ordres de service et documents contractuels ;
- Rédiger les marchés de travaux, avenants, demandes d'agrément. ;
- Vérifier les situations de travaux, les DGD et leur conformité aux contrats ;
- Suivre les dépenses du compte prorata, les SAV, les DOE;
- Assurer le classement, l'archivage et la correction des comptes-rendus hebdomadaires.
3) Communication interne et externe :
- Répondre aux appels, assurer le lien entre les interlocuteurs internes/externes ;
- Participer aux réunions du service travaux ;
- Organiser une communication claire et adaptée selon les sujets ;
- Lancer les enquêtes de satisfaction.
4) Appui à la démarche commerciale (compétence supplémentaire appréciée) :
- Maintenir une veille commerciale sur les plateformes d'appel à la concurrence ;
- Préparer les dossiers de candidature ;
- Compiler les documents de l'offre et déposer les dossiers sur les plateformes ;
- Assurer un suivi des offres.
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