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Assistant manager (H/F)

Contexte

La Métropole Européenne de Lille, établissement public de coopération intercommunale, rassemble plus d’un million d’habitants et 95 communes. Son territoire est à la fois rural et urbain, fait de grandes villes et de villages. Elle exerce ses compétences dans 19 domaines essentiels au service des usagers tels que l’aménagement, la voirie, l’assainissement, le transport, la culture, le tourisme, l’habitat, le développement économique…

Les services de la MEL comportent plus de 2800 agents et plus de 100 métiers. Soutenus par une politique de formation continue ambitieuse, ils ouvrent des possibilités d’évolution professionnelle attractives.

La direction Transports est chargée de la mise œuvre de la politique de la MEL dans ses choix et orientations en matière de transports publics et s’est engagée dans une démarche visant à proposer une mobilité verte, multimodale, plus inclusive et partagée qui contribue au dynamisme de notre Métropole, avec des modes de transport associés aux nouveaux usages, dans le cadre d’un contrat d’exploitation renouvelé pour 2025.

-L’unité Ouvrages Immobiliers gère 45km de voies métro, tunnel, viaduc, 60 stations de métro et 4 garages ateliers. Elle a en charge le suivi du concessionnaire au regard des exigences du contrat et les travaux d’investissements de niveau 4 et 5. Elle porte également le projet de construction d’un nouveau dépôt bus.

-L’unité Équipements et Matériels Roulants gère principalement les opérations nécessaires au fonctionnement des métros, tramways, bus, ascenseurs, escaliers mécaniques, portes palières, vidéo-protection du patrimoine… L’unité a ainsi en charge le suivi du concessionnaire au regard des exigences du contrat et elle porte par ailleurs le renouvellement des rames de Tramway actuel, les achats et la mise en service des rames de Tramway dans le cadre du projet Extramobil et la prolongation de la durée d’exploitation des métros VAL208.

Enfin, cette unité a également pour mission de piloter, faire respecter et suivre les obligations découlant de la réglementation sur la Sécurité des systèmes de Transports Publics Guidés (STPG) tant pour les projets que pour le suivi de l’exploitation.

Suite à une mobilité interne, nous recrutons un assistant manager (F/H)

Missions

Placé sous l’autorité de la cheffe de service, l’assistant manager sera principalement chargé de :

Assurer l’ensemble des missions liées au secrétariat et à l’accueil nécessaires au bon fonctionnement de l’entité :

-Organiser la gestion du temps et l’agenda de l’encadrant.e (prise de rendez-vous, organisation et planification des réunions…)

-Réaliser l’accueil téléphonique et physique en garantissant la gestion de l’information

-Assurer le traitement, le suivi et l’archivage des courriers

-Garantir la logistique administrative de l’entité

-Réaliser en fonction des dossiers suivis, ou à la demande de la hiérarchie, la rédaction de certains courriers spécifiques, documents ou notes

-Participer à la préparation des dossiers et rédiger les comptes rendus

-Assurer le suivi de projets et activités de l’entité

-Organiser et préparer les réunions (agendas, logistique, dossiers, comptes-rendus…)

-S’assurer de la bonne gestion documentaire des espaces-co SEZAM

Apporter une assistance administrative pour l’ensemble du service maintenance :

Gérer les bons de commande

-Vérifier les bons de commande y compris dans Grand Angle

-Relire les notes d’accompagnement des Bons de Commande

-Mettre en signature des bons et suivre le circuit

-Envoyer des bons de commande à la CSP finances et mettre à jour le tableau de suivi

-Relancer les différents interlocuteurs pour suivi de l’avancement

Gérer les bordereaux de prix supplémentaires

-Réceptionner les bordereaux des techniciens

-Vérifier la complétude des bordereaux, note d’accompagnement et mise en signature

Participer à la réception des travaux et levées de réserves

-Réceptionner les demandes des agents du service

-Vérifier la cohérence et préparer les documents avant mise en signature

-Envoyer en recommandé à l'entreprise ou à la CSP finances en cas de levée de garantie

-Suivre le tableau de suivi de complétude des documents de réception et levées de réserves par opération, relancer les agents du service ou de la CSP finances.

Participer à la validation des sous-traitants (DC4)

-Gérer les échanges avec les services financiers et mise en signature

-Suivre le tableau de suivi des actes de sous-traitances, relancer les agents du service ou de la CSP finances

Commander des fournitures et équipements

-Enregistrer et mettre à jour les habilitations pour chaque agent

-Suivre les attributions

-Suivre les contrôles des EPI (harnais)

Assurer l’intérim auprès de la Direction des Transports au sein de l’équipe d’assistante de la Direction

Profil

Idéalement, vous êtes fonctionnaire ou lauréat du concours de la fonction publique territoriale catégorie C, filière administrative ;

Vous avez le sens du service public

Vous disposez d’une expérience réussie sur un poste similaire ou dont les attendus sont assimilables et une appétence sur la thématique des transports / dossiers techniques (suivi de travaux) serait un plus

Vous êtes la personne qui sait accueillir et guider nos agents et manager avec aisance et professionnalisme. Vous êtes leur premier point de contact, et vous avez des capacités à les orienter et à répondre à leurs demandes ;

Vous êtes autonome et force de proposition, vous n’hésitez pas à anticiper les besoins de votre manager ;

Vous faites preuve de réactivité et vous cherchez à apporter les solutions aux problématiques que vous rencontrerez ;

Votre disposez d’une expérience en gestion administrative et votre connaissance de l'environnement institutionnel est un atout majeur ;

Vos compétences informatiques ne sont plus à démontrer ;

La confidentialité et la discrétion font partie intégrante de vos valeurs professionnelles. Vous respectez pleinement les engagements en matière de protection des données personnelles.

Pour vous, la MEL s'engage sur les conditions de travail :

1. Sur la rémunération :
2. Rémunération selon le profil et complément de rémunération versée en 2 fois (juin et novembre)
3. Allocation annuelle enfant à charge
4. Participation aux frais de la complémentaire santé
5. Chèques vacances
6. Remboursement des frais d’abonnement transport à hauteur de 75%
7. Sur le bien-être au travail
8. Lieu de travail Euralliance - 4 Av. de Kaarst, 59110 La Madeleine avec toutes les facilités d’accès (train, métro, tramway, parking)
9. 2 cycles de travail au choix 35h ou 37h30 pouvant générer des RTT
10. Possibilité d'effectuer son temps de travail sur 4,5j / semaine ou 9j / quinzaine
11. Télétravail possible au bout de 2 mois et à hauteur d’un jour / semaine
12. Jours de CET monétisables
13. Restaurant métropolitain ou facilité de restauration sur place
14. Sur le processus de recrutement :
15. Des étapes identifiées et graduées : un entretien en visioconférence et un entretien en présentiel,
16. Un retour systématique quelles que soient les suites données à votre candidature.