Sec-gen: office manager - animateur(trice) du hall colbert h/f

Description du poste

Au sein du bureau BPS, le/la titulaire du poste sera chargé(e) d'assurer la gestion d'un espace ouvert (hall Colbert) aménagés avec différents espaces proposant des usages et services variés aux agents et visiteurs du ministère (accueil, espace de convivialité, agora, coworking...) :

- de gérer les demandes de réservations de l'auditorium et de l'espace "Agile" du hall Colbert puis d'identifier les besoins logistiques adjacents (matériel d’animation, prestations de type audiovisuel, traiteur…), en lien avec les différents partenaires [service de l'immobilier et de l’environnement professionnel (SIEP), service du numérique (SNUM), service de la communication (SIRCOM), etc.] ;
- d'assurer l’accueil et l’orientation des participants aux évènements se déroulant dans le hall Colbert en veillant au respect des règles de vie du lieu par les services et participants ;
- d’assurer le suivi et la cohésion de la programmation du lieu en lien avec la responsable communication du SIEP et/ou le service de la communication ;
- d'assister et de participer à l'organisation, en tant que de besoin, des différents accueils intervenants sur le site ministériel en lien avec le responsable du secteur 'accueils' du bureau BPS ;
- de superviser et de vérifier quotidiennement la propreté du lieu et l'état des équipements mobiliers, des matériels et affichages divers présents dans le hall Colbert en lien avec les différentes parties prenantes ainsi que l'aménagement des différentes alcôves.
- gérer et animer son secteur (inclus le management de l'agent placé sous son autorité fonctionnelle).
- contribuer aux réflexions engagées par la mission de réaménagement du Grand Bercy sur les usages des espaces partagés en apportant les retours d'expériences liés au fonctionnement du hall Colbert.

Plus généralement, le ou la titulaire du poste sera placé-e à l'interface de plusieurs acteurs : les visiteurs du hall Colbert, les usagers du lieu, y compris les demandeurs de prestations ainsi que différents partenaires (bureau de l'immobilier et de l'environnement de travail (BIET), service de la communication (SIRCOM), action sociale (COOP, ASF Restauration), etc.).

Il-elle jouera un rôle de facilitateur, veillera à la parfaite coordination des activités organisées au sein du hall Colbert et s'attachera à résoudre les éventuelles difficultés techniques et organisationnelles, par la mobilisation des ressources disponibles.
Les missions ainsi décrites ne sont pas limitatives, elles sont susceptibles d'évoluer en fonction des besoins exprimés par la hiérarchie, les différents services et usagers du lieu et des suggestions formulées par le-la titulaire du poste.

Conditions d'exercice particulières

1. L'amplitude horaire de travail peut être élargie occasionnellement, en cas de renfort à l'accueil (en pareil cas, à/c de 7h00 et au-delà de 20h00 selon les circonstances).
2. Station debout ponctuelle.

Description du profil recherché

Le/la titulaire devra faire preuve de réactivité et d’initiative tout en sachant appliquer les directives et respecter les procédures internes au bureau BPS et au Secrétariat général.

Le/la titulaire devra avoir une forte expérience dans la mise en place et l’organisation d' évènements ou dans l'animation d'un espace du type tiers-lieu, et faire preuve d'agilité et de flexibilité.

En outre, en termes d’accueil, de la prestance, une bonne élocution et du savoir-vivre sont attendus.

Enfin, l’esprit d’équipe, la polyvalence et le sens du dialogue et de l'écoute sont des prérequis essentiels.

Une bonne capacité à analyser les situations et à les prévenir le cas échéant serait un atout indéniable.

Temps Plein

Oui

Compétences candidat

Compétences

1. CONNAISSANCES - Bureautique et outils collaboratifs
2. CONNAISSANCES - Environnement administratif, institutionnel et politique
3. SAVOIR-FAIRE - Accueillir une personne, un groupe, du public
4. SAVOIR-FAIRE - Appliquer une règle, une procédure, un dispositif
5. SAVOIR-FAIRE - Communiquer
6. SAVOIR-FAIRE - Organiser une activité
7. SAVOIR-FAIRE - Travailler en équipe
8. SAVOIR-ÊTRE - Aisance relationnelle
9. SAVOIR-ÊTRE - Avoir l'esprit d'équipe
10. SAVOIR-ÊTRE - Faculté d'adaptation
11. SAVOIR-ÊTRE - Réactivité
12. SAVOIR-ÊTRE - Sens de l'organisation

Niveau d'études min. souhaité

Niveau 4 Baccalauréat

Spécialisation

13. Spécialités plurivalentes de la communication
14. Accueil, hôtellerie, tourisme

Niveau d'expérience min. requis

Expert

Langues

Anglais (Intermédiaire ou de suivi)