L’université Paris 8 est un pôle d’enseignement et de recherche central en Île-de-France dans le domaine des humanités.
Quelques chiffres :
* 23 935 étudiants.
* Une offre de formation répartie en 5 domaines disciplinaires : Arts, Droit, Économie, Gestion, Lettres et Langues, Sciences et Techniques, favorisant des articulations entre disciplines et des transversalités.
* 11 UFR, 5 instituts dont 2 IUT, un IED, l’Institut des Études Européennes et l’Institut Français de Géopolitique.
* 4 sites et des locaux sur le Campus Condorcet, 18 bâtiments, 105 000 m² SHOB.
* 36 licences (dont 11 professionnelles), 40 Masters, 8 DUT, de nombreux diplômes d’université, 80 doctorats.
* 4 écoles doctorales, 33 unités de recherche dont 9 UMR, environ 170 thèses de doctorat soutenues chaque année.
* 870 personnels enseignants et 711 personnels de bibliothèques, administratifs et techniques.
L'adjoint.e au RAF de l'UFR LLCE-LEA assure, aux côtés et sous l'autorité du Responsable administratif de l'UFR, des missions d'accueil, de coordination, de secrétariat de direction, de suivi budgétaire, et mène à bien certains dossiers ponctuels.
Description de la fonction
* Assurer l'accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes (personnels enseignants et administratifs) et externes (usagers).
* Participer à l'instruction des dossiers en les préparant et en vérifiant leur régularité juridique, administrative et financière ; collaboration étroite avec la responsable administrative et financière.
* Participer à la gestion administrative, financière et des ressources humaines en appliquant les procédures dédiées.
* Gérer les agendas des projets et contrôler les échéances.
* Organiser, alimenter, mettre à jour des bases de données.
* Participer à la préparation documentaire des conseils, réunions et conseils de perfectionnement.
* Assurer le lien entre l'UFR et les services centraux.
* Envoyer des courriels de rappel, mettre à jour l'annuaire, rédiger des comptes-rendus et autres documents administratifs.
* Mettre à jour les pages web de l'UFR.
* Répondre aux demandes d'informations et diffuser l'information en interne et externe.
Coordination UFR et services centraux
* Rôle d'interface avec certains services centraux et partenaires.
* Coordonner l'action des services : Logistique, Patrimoine.
Suivi des commandes
* Établir des demandes de devis, saisir les commandes, réceptionner et vérifier les livraisons.
* Gérer les stocks et tenir à jour l'inventaire.
Dossiers ponctuels
* Chargé(e) du planning des salles de cours.
Savoir :
* Fonctionnement des administrations publiques, politiques et procédures universitaires.
* Environnement numérique et techniques de communication.
Savoir-faire :
* Réalisation de documents, utilisation de logiciels spécifiques, gestion de calendrier, mise en œuvre de procédures et démarche qualité, autonomie, gestion de l'urgence.
Savoir-être :
* Travail en équipe, sens relationnel, organisation, rigueur, discrétion, disponibilité.
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