Vos missions en quelques mots Suivi administratif Ressources Humaines : Maîtriser et suivre le SIRH (Virtualia en 2026) : être à même de formuler des requêtes et d’extraire des informations qualifiées ; Établir et suivre des tableaux de bord ; Faire le suivi de l’organigramme, le mettre à jour et le diffuser aux équipes. Assurer la tenue des dossiers individuels des agents de la direction : suivi des contrats, classement des pièces, navette des documents avec la DRH de l'établissement ; Préparer et renseigner les formulaires type, en lien avec le responsable des moyens généraux et les responsables des services (demande de renouvellement de contrat, revalorisation, formulaire de recrutement de vacataires, suivi des demandes de stage etc.) ; Assurer le suivi des absences (maladie, congés, récupération, CET) à l’aide de l’outil SIRH ; Assurer le suivi des cycles de travail, des fiches horaires annuelles. Assurer la diffusion des pièces auprès de la DRH de l'établissement et leur classement au sein du GSJDP ; Établir les tableaux de synthèse (tableau mensuel des heures des contrats temps incomplets et de vacations / tableau trimestriel des dimanches travaillés), veiller aux dates limites d'envoi auprès de la DRH ; Contribuer au bon accueil des nouveaux arrivants (gestion des badges d’accès, en lien avec l’assistante de direction veille sur les fournitures de bureau, outils informatiques, mise à jour des organigrammes) ; Assurer le suivi administratif des dossiers de stagiaires (rémunérés ou non rémunérés, stagiaires de 3ème) ; collaboration à l’organisation du programme de stage de 3ème et accompagnement ; Assurer la gestion des cartes professionnelles (demandes, renouvellement, remises) ; Effectuer une veille sur les ressources documentaires liées à la politique RH de l’établissement disponibles sur l'intranet. Gestion financière : En lien avec la cellule administrative et financière (responsable administrative et financière et gestionnaires administratifs et financiers) : Transmission des informations pour la création des fiches fournisseurs et leur mise à jour ; Réalisation de l’ensemble des engagements du service : vérification des devis, saisie et transmission des bons de commande, relations fournisseurs et chargés de projet ; Engagement et suivi financier des marchés publics, création et tenue des tableaux de bord et du décompte général et définitif ; Suivi des factures jusqu’au paiement : services faits, transmission et vérification ; Création des tableaux de paiement AGESSA et Maison des artistes pour les prestations suivies ; Suivi de l’exécution de l’ensemble des crédits au projet suivi, vérification de la cohérence des données budgétaires, archivage ; Création et tenue des tableaux de suivi de l’ensemble des dépenses engagées des projets suivis; Gérer les demandes de versement des indemnités de stage. Profil recherché Discrétion et confidentialité Bonne maîtrise des outils bureautiques, notamment du pack Office ainsi que des outils SIRH ; Connaissance du cadre de travail dans les établissements publics ; Connaissance des règles de la comptabilité publique et de la réglementation de la commande publique, en particulier des marchés publics ; Rigueur dans l'organisation du travail et respect des délais ; Disponibilité, réactivité ; Capacité à travailler en équipe et de manière polyvalente ; Sens du contact et qualités relationnelles. Localisation Localisation : 36 Rue Geoffroy St Hilaire 75005 Paris Flèche gauche : déplacer la carte vers la gauche Flèche droite : déplacer la carte vers la droite Flèche bas : déplacer la carte vers le bas Flèche haut : déplacer la carte vers le haut
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