Assistant administratif

Détails de l'offre

Famille de métiers Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives Grade(s) recherché(s) Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Métier(s) Ouvert aux contractuels Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ()
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours. Temps de travail Temps complet Rémunération indicative Selon la grille indiciaire du cadre d’emploi + RIFSEEP avec prise en compte de l’expérience professionnelle Descriptif de l'emploi LA COMMUNE DE VILLENEUVE-TOLOSANE (10 825 habitants)
Intercommunalité de Toulouse MÉTROPOLE (842 175 hab.),
Située au sud-ouest de Toulouse, en deuxième couronne
Ville résidentielle dynamique (croissance démographique, projets de développement et de renouvellement urbains, création d’un nouveau quartier,

Recrute

UN ASSISTANT ADMINISTRATIF (H/F)
Poste à temps complet
Par voie statutaire ou, à défaut, contractuelle
(Catégorie C / Filière administrative)


Le pôle FAMILLES regroupe les services de la Petite Enfance (crèche, relais assistantes maternelles, crèche familiale), l’Enfance (personnel ATSEM, Restauration et Entretien des locaux) et d’Animation ALAE-ALSH et Jeunesse en partenariat avec Loisirs Education Citoyenneté. Ce pôle sert le Projet éducatif de Territoire ( en direction de 0-17 ans. Missions / conditions d'exercice Principales missions

Au sein du pôle familles, sous l’autorité du Directeur du pôle famille, vous exercerez les missions suivantes :

oAccueil du public :
-Accueil téléphonique et physique : renseignements et informations diverses
-Accompagnement des usagers pour les démarches dématérialisées sur le portail famille
-Encaissements au guichet (chèques, CESU, espèces)

oGestion de l’activité scolaire :
-Gestion des inscriptions, des effectifs et des dérogations scolaires
-Gestion des réservations des activités périscolaires et extrascolaires (accueils de loisirs municipaux ALAE et ALSH, restaurants scolaires, transport scolaire) en lien avec les services Entretien-Restauration, ALAE/ALSH et Jeunesse de Grand Sud
-Paramétrage fonctionnel de l’application et du portail famille (actualisation des tarifs, montée pédagogique, élaboration des téléprocédures d’inscription, etc.).

oRégie de recettes :
-Encaissements des règlements (en ligne ou au guichet)
-Préparation et édition de la facturation, gestion des prises en charge (CE, CAF) et des régularisations
-Établissement des états d’impayés
-Tenue et suivi comptable de la régie
-Remplacement ponctuel de l’assistante administrative Petite Enfance

oSecrétariat du service :
-Gestion de la messagerie du service : rédaction de courriels, réponses aux réclamations et demandes d’information, etc.
-Suivi de la procédure des PAI : signature, transmission aux restaurants scolaires et aux accueils de loisirs en lien avec la Responsable des Affaires Scolaires, la Responsable Entretien-Restauration et les services ALAE/ALSH de Grand Sud

oCommunication :
-Préparation des documents nécessaires à l’actualisation du portail famille et du site Internet (planning de réservation, menus, procédure d’inscription, etc.)
-Contribution à l’élaboration des documents à destination du public (manuel d’utilisation du portail, modalités de réservation, etc.) Profils recherchés •Expérience souhaitée sur un poste similaire
•Maîtrise des outils informatiques (Word, Excel, Powerpoint, agendas partagés, logiciel métier)
•Bon niveau rédactionnel
•Aptitude au travail en équipe
•Capacité d'adaptation à des missions variées
•Respect des procédures
•Rendre compte de son activité et alerter en cas de difficultés
•Autonomie, méthode et organisation du travail
•Ponctualité
•Discrétion