Chargé de la vie institutionnelle / assistant de direction f/h

Employeur

L’université de Bordeaux est une grande université dynamique, responsable, attentive au bien-être de ses personnels. La rejoindre, c’est travailler dans un cadre privilégié au sein d’une communauté professionnelle particulièrement diverse et ouverte, en bénéficiant de dispositifs d’accueil et d’inclusion, de formation et de mobilité interne. C’est participer à une aventure académique, scientifique et humaine. C’est s’engager à relever les défis du XXIe siècle.

L’Institut national supérieur du professorat et de l’éducation, INSPÉ de l’académie de Bordeaux forme les étudiants se destinant aux métiers du professorat (de l’école primaire au lycée) et de l’éducation et propose une offre de formation initiale et continue orientée vers les métiers de l’ingénierie de la formation et de l’éducation (formation de formateurs à l’international, pilotage de projets éducatifs, éducation aux objectifs du développement durable, innovation et didactique, métier de formateur, médiation des savoirs…).
L’Institut participe également à la formation tout au long de la vie des personnels d’enseignement et d’éducation de l’académie de Bordeaux.

Votre mission

Contexte et spécificités du poste

Rattaché au groupe support de la Direction de l’Institut, le poste de Chargé de la Vie Institutionnelle / assistant de direction F/H a pour objet le soutien administratif et technique de l’équipe de direction : Directeur ou Directrice, Directeurs ou Directrices adjoints, Directeur.trice et Financier.e de Composante et Institut (DAFCI).

Placé sous autorité conjointe du Directeur ou Directrice de l’Institut et du DAFCI, le poste est associé et en interaction permanente avec le poste d’assistant.e de direction avec lequel il partage les missions d’appui généraliste à la gouvernance de la composante multi-sites et pluri-partenariale qu’est l’INSPE (sites départementaux, services académiques, Université de Bordeaux, Université Bordeaux-Montaigne, Université de Pau et des pays de l’Adour).

Les missions du poste s’exercent en collaboration étroite avec l’équipe de Direction et en particulier sa ou son DAFCI, mais aussi l’ensemble des services supports et sites départementaux de l’institut. Il nécessite une connaissance fine de la structure et un fort engagement au service de l’ensemble de la communauté en vue d’assurer une circulation fluide des informations et de la mise en relation des différents acteurs, enseignants ou non enseignants.

Fortes contraintes de présence exigée, pas d’encadrement ni responsabilités financières mais une participation active aux processus de décision de l’équipe de Direction et au déploiement interne des procédures et du projet d’établissement.

Missions

Dans le cadre de la consolidation des services supports de l’équipe de direction, les missions sont partagées entre les postes d’assistant.e de Direction et de chargé.e de la vie institutionnelle dans le but d’assurer une pleine continuité de service.

Les missions décrites font l’objet d’une répartition visant à assurer une affectation prioritaire et une secondaire afin de répartir la charge globale de suivi des activités conjointes en vue d’une continuité intégrale sur l’ensemble des missions.

Activités principales :

1. Chargé.e de la vie institutionnelle et partenariale :

Organiser et suivre les activités du Conseil d'Institut (6 par an et séances exceptionnelles) et de ses sous-commissions statutaires (commission BIATSS) ;

Réaliser et suivre les conventions : vérification de la régularité juridique et administrative des projets de conventions, appui à la rédaction des projets de conventions, mise à jour des projets de conventions et Autorisation d’Occupation temporaire (AOT), suivi du circuit de validation et de signature des conventions en lien avec la Direction des Affaires Juridiques (DAJ) de l’université ;

Gérer les opérations électorales (1 par an) : communication auprès des personnels et étudiants, réalisation des listes électorales des 5 sites de l'INSPE, gestion des listes de candidats, suivi de l'organisation des élections par voie électronique.

2. Assistant.e DAFCI et Équipe de Direction :

Organiser et suivre l'ensemble des réunions périodiques des responsables de service, régulières et ponctuelles, groupes de travail et entretiens spécifiques, en assurer au besoin la rédaction et diffusion de comptes rendus ;

Gérer l’agenda du DAFCI et du Directeur (secondaire) avec une vision d’ensemble programmatique, en sachant prioriser, anticiper et contrôler les échéances ;

Apporter un appui à l’organisation d’évènements relevant de la vie de l’Institut.

3. Assistance généraliste conjointe de la gouvernance de l’Institut (activités secondaires contribuant à la continuité de service) :

Contribuer à la construction et l’alimentation d’outils partagés de suivi des activités ;

Apporter une aide rédactionnelle et de suivi d’opérations à l’ensemble de l’équipe de Direction dans le cadre des travaux préparatoires aux prises de décisions collectives (délibérations, procédures et règles de gestion, communication institutionnelle, interface présidence/services supports – gouvernance INSPE etc.) ;

Assurer l’interface entre l’équipe de Direction, le Directeur ou la Directrice et l’ensemble des partenaires quotidiens de l’Institut, assurer l’accueil physique et téléphonique, l’organisation de réunions, la rédaction de courriers et de messages électroniques, le partage et cogestion des agendas communs de l’Équipe de Direction (ED) ;

Répondre aux demandes d’informations émanant des autres services et des partenaires extérieurs, retranscrire avec fiabilité des informations orales à l’écrit.

Vos atouts / Vos talents

Vos connaissances incluent :

4. Techniques d'accueil téléphonique et physique

5. Connaissance générale des techniques de gestion administrative et de secrétariat

6. Techniques d'élaboration de documents

7. Techniques de communication

8. Modes de fonctionnement des administrations publiques

9. Environnement et réseaux professionnels

10. Culture internet

11. Connaissance de l'organisation, du fonctionnement et de l'activité de l'établissement

12. Politiques, dispositifs et procédures propres au champ d'intervention

13. Connaissances et techniques juridiques contribuant à la rédaction d’actes et conventions



Vos compétences incluent :

14. Savoir rendre compte ;

15. Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe ;

16. Trier, hiérarchiser et classer les informations ;

17. Gérer la confidentialité des informations et des données ;

18. Accueillir et prendre des messages ;

19. Savoir analyser et synthétiser ;

20. Communiquer et faire preuve de pédagogie ;

21. Mettre en œuvre des procédures et des règles ;

22. Enregistrer et classer les documents ;

23. Maîtriser les outils informatiques : Vous possédez une excellente connaissance des logiciels de bureautique ainsi que des outils informatiques pertinents et une appétence pour le développement d’outils de gestion spécifiques évolutifs (notamment appuyés sur l’intelligence artificielle).

Vous faites preuve de :

24. Rigueur : Vous accordez une attention méticuleuse aux détails et veillez à garantir l'exactitude dans chaque tâche ;

25. Bon sens relationnel : Vous communiquez efficacement avec vos collègues, favorisant ainsi un environnement collaboratif ;

26. Esprit d'équipe : Vous collaborez harmonieusement au sein d'une équipe dynamique et diversifiée ;

27. Flexibilité : Vous êtes prêt à vous adapter aux changements et à réagir aux nouvelles priorités ;

28. Proactivité : Vous savez anticiper les besoins et proposer des solutions innovantes.

Profil recherché :

Grande aisance relationnelle et rédactionnelle.

Une expérience professionnelle incluant des activités de veille ou rédactions à caractère juridique est fortement appréciée

Plus d’informations :

Basé à Mérignac- accès bus, vélo.

Le poste est ouvert en priorité aux agents titulaires de catégorie B, puis aux agents contractuels.

29. Si recrutement titulaire

IFSE Catégorie B Classe Normale: 395 € bruts mensuels

30. Si recrutement contractuel :

CDD de 16 mois

Salaire mensuel brut : entre 2 000 à 2 350 € (selon profil et expérience et selon grilles des agents contractuels Université de Bordeaux)

Avantages liés au poste :

50 jours de congés annuels dès la première année

Télétravail partiel possible

Prise en charge à 75% de l’abonnement aux transports en commun de Gironde

Participation à la mutuelle à hauteur de 15€ / mois

Des offres loisirs, sport et culture pour tous les personnels

Forfait "mobilités durables" sur trajet domicile – travail

Parcours d’accueil et formations