Employeur
L’université de Bordeaux est une grande université dynamique, responsable, attentive au bien-être de ses personnels. La rejoindre, c’est travailler dans un cadre privilégié au sein d’une communauté professionnelle particulièrement diverse et ouverte, en bénéficiant de dispositifs d’accueil et d’inclusion, de formation et de mobilité interne. C’est participer à une aventure académique, scientifique et humaine. C’est s’engager à relever les défis du XXIe siècle.
Le collège Sciences et Technologies (ST) a pour mission d'élaborer et de coordonner la politique de formation initiale et de formation tout au long de la vie (FTLV) dans le domaine des sciences et technologies, en concertation avec les autres structures concernées.
Le service FTLV du collège ST apporte un support aux équipes pédagogiques dans le développement et la mise en œuvre des actions de la formation continue et en apprentissage dans le périmètre des 7 unités de formation du collège ST : Biologie, Chimie, Informatique, Mathématiques et interactions, Physique, Sciences de l’ingénieur, Sciences de la Terre et Environnement. Il prend en charge la gestion administrative et financière des formations et le suivi des apprenants. Il apporte un appui en ingénierie de formation aux projets.
Votre mission
- Gestion administrative et pédagogique des Masters en formation continue.
- Gestion administrative des actions de formations continue et/ou apprentissage
- Soutien à l'information, orientation et accompagnement des publics
Préparation des actions de formation
1. Vous saisissez les données relatives aux actions FTLV sur YPAREO (logiciel interne)
2. Vous préparez et diffusez les documents liés à l’organisation des actions de formation (calendrier, conventions entreprises, contrats de formation individuels…)
3. Vous gérez l'organisation matérielle des actions : réservation des salles et des moyens pédagogiques, en fonction des demandes des intervenants, et des contraintes spécifiques (examens, conférences,…)
4. Vous préparez les dossiers d’ouverture de stage, constituez et mettez à jour les dossiers apprenants
Planification des formations
Selon le type de formation, et en lien avec le chef de service et des autres services internes de l’université, vous pouvez être amené(e) à assurer dans Ypareo, la planification des formations, le positionnement des intervenants internes/externes en se coordonnant avec les référents SGSE/e-vacataires et la réservation des salles correspondantes
Réalisation des actions
5. Vous assurez l’accueil et le suivi des usagers : entreprises, stagiaires et apprentis
6. Vous préparez la synthèse des heures (Système de gestion des services d'enseignement - SGSE) pour la cellule financière en lien avec le chef de service.
7. Vous assurez un relai avec les enseignants, responsables de filière, entreprises, tuteurs ou maîtres de stage
8. Vous assurez l’émission et la transmission de documents administratifs liés au déroulement des formations : attestations, états de présence-absence, bulletins, emplois du temps, convocations aux réunions, inscriptions des apprentis/stagiaires aux examens, …
9. Vous gérez administrativement les éventuelles ruptures ou départs en cours de formation des apprentis
10. Vous suivez les émargements, mettez à jour les présences/absences
11. Vous préparez les clôtures/évaluations, certifications, attestations
12. Vous centralisez les évaluations de satisfaction des apprenants, les communiquez auprès du chef de service FTLV
13. Vous participez aux Comités de perfectionnement et en rédigez le compte-rendu
Activités spécifiques
14. Vous assurez une coordination auprès des enseignants et apprenants sur les plateformes pédagogiques on-line des formations (dépôt des cours, diffusion d’informations, organisation des formations, création des comptes ou d’espaces…)
15. Vous assurez ponctuellement d'autres activités du service
Contexte du poste : L’université de Bordeaux a créé des services FTLV dans ses composantes pour une gestion commune de l’apprentissage et de la formation continue. Suite à la fusion de l’unité d’apprentissage et du service formation continue, l'activité du nouveau service FTLV s'organise de façon à assurer l'autofinancement et à développer des activités bénéficiaires, en conservant les usagers au cœur des actions du service.
Vos atouts / Vos talents
Titulaire d'un diplôme en lien avec le domaine de l'emploi / formation / RH, vous possédez une expérience réussie sur des missions similaires.
Cette fonction requiert :
16. Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe
17. Savoir planifier son activité et respecter les délais
18. S’exprimer de façon claire et concise
19. Utiliser les bases de données et les logiciels de bureautique
20. Utiliser les techniques de gestion administrative et de secrétariat
21. Rédiger des documents simples d’information et de communication
22. Des compétences comportementales : autonomie, organisation, sens relationnel
Plus d'informations :
Poste basé à Talence - 351, cours de la Libération
CDD de 12 mois à pourvoir à compter du 1/09/2025 au 31/08/2026
Rémunération brute mensuelle : 2 061 €
Avantages liés au poste :
23. 50 jours de congés annuels dès la première année (au prorata de votre date d’arrivée)
24. Télétravail possible selon nécessités et organisation du service
25. Prise en charge à 75% de l’abonnement aux transports en commun de Gironde
26. Participation à la mutuelle à hauteur de 15€ / mois
27. Des offres loisirs, sport et culture pour tous les personnels
28. Possibilité de parking du personnel
29. Forfait "mobilités durables" sur trajet domicile – travail
30. Parcours d’accueil et formations
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