Chargé.e de gestion "evénementiel et animation

Détails de l'offre

Famille de métiers Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives Grade(s) recherché(s) Adjoint adm. principal de 2ème classe
Métier(s) Ouvert aux contractuels Poste à pourvoir prioritairement par voie statutaire Temps de travail Temps complet Télétravail Non Management Non Experience souhaitée Confirmé Descriptif de l'emploi Recueille et traite les informations nécessaires au fonctionnement administratif du service CULTURE et EVENEMENTIEL de la collectivité.
Suit les dossiers administratifs et gère les dossiers selon l’organisation et ses compétences. Assiste un ou plusieurs responsables dans l’organisation du travail d’une équipe ou d’un service.
Gère la régie d'avances et de recettes pour la Culture et l'Evénementiel en qualité de ré Missions / conditions d'exercice Traitement des dossiers et saisie des documents :
Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers,
Recevoir, filtrer et orienter les courriers électroniques,
Saisir des documents de formes et de contenus divers,
Gérer et actualiser une base d’informations,
Rechercher des informations, notamment réglementaires,
Vérifier la validité des informations traitées,
Utiliser l’outil informatique et les logiciels de gestion,
Rédiger des documents administratifs,
Tenir à jour les documents ou les déclarations imposés par les dispositions légales et réglementaires,
Enregistrer ou saisir des données informatiques,
Rédiger des comptes redus et procès-verbaux de réunion.

Accueil physique et téléphonique du public :
Recevoir et orienter les demandes,
Répondre aux appels téléphoniques et prendre des messages,
Rechercher et diffuser des informations,
Hiérarchiser des demandes ou informations selon leur caractère d’urgence ou priorité,
Orienter, conseiller le public vers un interlocuteur ou le service compétent,
Conseiller les usagers et agents sur les procédures,
Rédiger des notes synthétiques,
Surveiller les accès et restreindre les accès aux lieux et aux informations.

Gestion de l’information, classement et archivage des documents :
Réceptionner, enregistrer et vérifier les dossiers,
Photocopier et assembler les documents,
Trier, classer et archiver les documents,
Synthétiser et présenter les informations,
Rechercher et diffuser des informations,
Préparer les dossiers pour les instances,
Identifier les sources de documentation.

Planification et suivi :
Gérer les agendas de l’équipe, prendre et organiser les rendez-vous
Renseigner les tableaux de suivi des activités du service
Assurer l’organisation logistique des réunions et des missions
Utiliser des logiciels et des progiciels

Gestion et suivi de l’enveloppe budgétaire du service Culture & Evénementiel

Organisation et coordination du service en concertation avec la hiérarchie

Gestion de la régie Culture et Evénementiel :
Encaissement des recettes réglées par les usagers de la collectivité,
Versement et justification des sommes encaissées auprès du comptable public,
Gestion des impayés,
Remboursement de recettes,
Tenue comptable de la régie de recettes,
Tenue des documents réglementaires nécessaires au suivi de la régie. Profils recherchés Profil recherché :
A minima niveau intermédiaire sur le pack bureautique office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook),
Expérience souhaitée sur un poste similaire.

Autonomie et responsabilités :
Relative autonomie dans l’organisation du travail,
Garant de l’image de la personne qu’il assiste (conséquence politique pour l’élu),
Missions définies, suivies et évaluées par la personne qu’il assiste,
Relais d’informations avec le supérieur hiérarchique.

Compétences relationnelles :
Etre consciencieux et rigoureux,
Respect de l’autorité hiérarchique,
Discrétion, secret professionnel et devoir de réserve,
Sens du service public.

Conditions d'exercice :
Travail en bureau,
Horaires variables avec présence obligatoire de 9h à 12h et de 14h à 16h ; par roulement présence obligatoire sur les horaires d’ouverture du service au public,
Très grande disponibilité vis-à-vis du cadre ou de l’élu auprès duquel il travaille,
Présence ponctuelle en cas de besoin sur les évènements municipaux en semaine/Week-end et jours fériés.