Secrétaire médicale service hépato gastro-entérologie (h/f)

Accueillir et renseigner les patients, planifier les activités (agenda des consultations, admissions, convocations, etc.)

Gérer, saisir et classer les informations relatives au dossier patient. Connaissance de l'environnement médical.

Définition statutaire

Statut : CDD                                                              Catégorie : B

Organisation du travail :        

-          Poste à temps plein : 37h30 ou 35h

-          Horaires : 8h-16h (8h/15h30), 8h30-16h30 (8h30/16h), 9h-17h (9h30/17h)

-          Repos fixe

-          Organisation du temps de travail : Décompte horaire du lundi au vendredi

Lieu de travail : Châteauroux     Déplacements liés à la fonction : oui q  non x

Suppléance (le cas échéant) : non

Position dans la structure - Relations hiérarchiques

·         Direction des Ressources Humaines

·         Cadres de pôle

·         Cadres de santé de proximité

Position dans la structure - Relations fonctionnelles

·         Equipe médicale, paramédicale d’imagerie médicale et des autres services de l’établissement

·         Prestataire interne à l’institution

·         Prestataire externe à l’institution

Missions du service

Le service d’Hépato-Gastro-Entérologie assure la prise en charge des patients atteints de maladies de l’appareil digestif, du foie, des voies biliaires, du pancréas et de l’anus.

Il intervient dans le diagnostic, le traitement et le suivi des pathologies aiguës et chroniques, incluant les maladies inflammatoires, les affections hépatiques, les troubles fonctionnels et les cancers digestifs.

Le service réalise des consultations, des hospitalisations programmées ou en urgence, ainsi que des examens spécialisés, notamment endoscopiques, et participe à la prévention, au dépistage et à l’éducation thérapeutique des patients.

Missions spécifiques du poste

Accueil et relation usagers

·         Accueil physique et téléphonique des patients

·         Information et orientation des usagers

·         Gestion des demandes de rendez-vous (consultations, endoscopies, hospitalisations / par téléphone, mail et sur place)

·         Gestion de la boite mail

·         Gestion des situations complexes (annulations, urgences, reprogrammations)

Gestion administrative du dossier patient

·         Création et mise à jour du dossier administratif dans DX

·         Vérification des droits (identité, couverture sociale)

·         Classement et archivage des documents internes et externes

·         Transmission des informations aux services concernés

·         Gestion des commandes de fournitures en bureautique.

Gestion des consultations et examens

·         Planification des consultations médicales

·         Programmation des examens endoscopiques (coloscopie, fibroscopie, écho-endoscopie…)

·         Préparation des dossiers pour les vacations médicales

·         Transmission des consignes de préparation aux patients

·         Gestion des comptes rendus médicaux (frappe, mise en forme, envoi aux correspondants, alimentation du DMP)

Coordination, suivi

·         Interface entre médecins, unités d’hospitalisation, bloc d’endoscopie, laboratoires

·         Suivi des dossiers en attente (examens, résultats anatomopathologiques)

·         Préparation des dossiers RCP

·         Travail en collaboration avec le PAE (programme opératoire, annexes ALD…).

Tutorat / nouvelle arrivante / stagiaire secrétaire médical(e)

·         Transmission du savoir et accompagnement dans son domaine de compétence.

Activités

· Gestion quotidienne des appels entrants (patients, médecins traitants, autres services…)

· Organisation des plannings médicaux

· Saisie et mise en forme des courriers médicaux

· Saisie des données liées à l’activité du service

· Optimisation du planning des consultations en fonction des rendez-vous disponibles suite à des annulations et/ou reports.

· Transmission sécurisée des documents médicaux via les outils en vigueur (MS SANTE, DMP).

· Gestion des mails

· Participation à la démarche qualité (identitovigilance, traçabilité, déclaration des EI, participation aux groupe de travail et de réflexion de service, du pôle ou de l’institution)

· Appui administratif aux praticiens

Risques professionnels

-       Risques psycho-sociaux : charge mentale importante, stress, conflits relationnels, épuisement professionnel

-       Risques biologiques : contacts indirects avec des agents infectieux, transmission croisée.

-       Risques musculo-squelettiques (TMS) : posture statique prolongée, gestes répétitifs, ergonomie du poste de travail…

-       Risques liés à l’environnement de travail : chutes, glissades (sols mouillés), nuisances sonores…

-       Risques liés à la confidentialité et à la responsabilité : erreur de saisie, données sensibles…

Compétences

(Issues du répertoire des métiers de la FPH)

Savoirs

·         Terminologie médicale en hépato-gastro-entérologie

·         Organisation hospitalière et parcours patient

·         Règles de confidentialité et respect strict du secret professionnel

·         Droits des usagers

·         Maîtrise des outils bureautiques et logiciels hospitaliers

·         Codages des actes

Savoir-faire

·         Organisation et gestion des priorités

·         Rigueur dans la gestion administrative avec application des consignes et respect de la règlementation en vigueur.

·         Capacité à travailler en équipe pluridisciplinaire

·         Adapter son comportement et son discours avec l’ensemble des interlocuteurs en fonction des situations rencontrées

Savoir-être

·         Discrétion professionnelle

·         Sens de l’accueil et empathie, écoute.

·         Réactivité

·         Adaptabilité

·         Ponctualité