Assistant de sous-direction (h/f)

Description du poste

MISSION 1 : Assistant(e) de la Sous-Direction

Sur l'accueil de la sous-direction :

- Accueil physique et téléphonique

- Orientation des différents interlocuteurs

- Gestion des réunions avec les partenaires extérieurs (planification, organisation logistique)

- Suivi des échéances de la sous-direction

- Mise à jour du suivi des instances

Sur la gestion des courriers et parapheurs :

- Gestion du courrier entrant dématérialisé (GED) de l'ensemble de la sous-direction en lien avec la sous-directrice et les 3 responsables de services en :

- Gestion des parapheurs électroniques (GED) de l'ensemble de la sous-direction en lien avec la sous-directrice et les 3 responsables de services en :

- Gestion des courriers recommandés

Sur le suivi des questions logistiques :

- Organisation des déplacements de la sous-directrice et des responsables de service et suivi du remboursement des frais avancés si nécessaire.

- Réalisation de bons de commandes de fournitures et consommables en veillant au respect de l'enveloppe budgétaire.

- Information de la sous-directrice des plannings des congés de la sous-direction.

Sur la gestion des demandes spécifiques à la sous-direction :

- Enregistrement des contrats CPAM

- Création des FINESS des structures d'exercice coordonné

- Suivi des décisions de suspension immédiate prises par le DG ARS

- Suivi des inscriptions au FIJAIS

MISSION 2 : Assistant(e) de la Sous-Directrice

Assiste la sous-directrice et les responsables de service dans l'exercice de leurs fonctions :

- Gestion de l'agenda de la sous-directrice (organisation des réunions, en visioconférence et/ou en présentiel, rendez-vous avec les partenaires extérieurs, entretiens bilatéraux, etc…) en veillant à une fluidité du planning.

- Transmission des informations en interne et externe des instructions de la sous-directrice.

La fiche de poste complète est consultable sur notre site internet :

Profil recherché

Vos compétences

NIVEAUX STATUTAIRES DU POSTE :

--> Fonctionnaire titulaire :

- Secrétaire Administratif(ve) - Groupe RIFSEEP III : maintien garanti de la rémunération ad minima (hors primes spéciales)

-Recrutement par mutation selon la Fonction publique d'appartenance

-->Agent en CDI dépendant des Conventions Collectives des Organismes de Sécurité Sociale :

-Niveau d'entrée : 4 : Règle des % (points d'expérience conservés).

-Recrutement par mutation : un nouveau contrat de travail UCANSS est établi.

-->Pour les autres candidats, un CDD d'un an sera proposé (contrat de droit public de Niveau 4 en référence au cadre de gestion), pouvant être renouvelé. CDIsation possible.

Rémunération entre 22 et 27 KE Bruts annuels selon l'expérience du candidat.

Votre formation

Profil recherché :

-Bac + 2 avec expérience en tant qu'assistant(e)

Informations complémentaires

Partenaires internes :
- Ensemble des agents de la sous-direction démographie, formation et gestion des ressources humaines du système de santé
- Autres Sous Directions et pôles de proximité de la DOS
- Autres directions de l'ARS
Partenaires externes :
- Les organismes d'Assurance Maladie ;
- Les représentants des UFR de médecine, pharmacie, odontologie ; représentants des instituts de formation ;
- Les représentants des professionnels de santé (Syndicats, Ordres, URPS), des étudiants et internes ;
- Les représentants des établissements de santé et établissements médico-sociaux
- Les services des Préfectures.

Spécificités liées au poste :
-Poste à temps plein
-réactivité importante
-multiples partenaires extérieurs
-Horaires tardifs possibles
-Télétravail possible 1 journée par semaine après une période de formation

Qualité de vie à l'ARS:
-Accompagnement à la prise de poste -Télétravail : 1 j./sem après une période de formation
-Horaires variables (conciliation vie privée/professionnelle)
-Participation financière transports / Forfait mobilité / Mutuelle / Véhicules de service
-Aménagement poste de travail adapté possible (dont RQTH)
-Prestations comité d'agence.