Instructeur en charge des délibérations (f/h)

Contexte et définition de poste

Le Secrétariat Général des Assemblées est responsable du processus de validation et d'adoption des délibérations de la collectivité et rend exécutoires ses actes administratifs.

Par sa position stratégique d'intermédiaire entre l'administration départementale, la direction générale et le Cabinet, il veille à la sécurisation des actes et dispose, par conséquent, d'une vision transversale de toutes les politiques publiques départementales. Celle-ci est renforcée par la consolidation du rapport d'activités des services dont il a la charge.

Il a en charge en outre la mise en œuvre des règles relatives au statut des élus départementaux et la préparation des dossiers du Président de la collectivité en vue de ses rencontres avec les partenaires sur le territoire.

Chaque année, se tiennent 14 réunions du Bureau réunissant l’exécutif du Département afin de préparer : 11 réunions de la commission permanente donnant lieu à l’adoption d’environ 865 délibérations, 25 réunions de commissions internes dans la perspective des travaux de l’Assemblée départementale, 5 réunions du Conseil départemental donnant lieu à l’adoption d’environ 100 délibérations par an.

Dans ce cadre, le secrétariat général des assemblées est à la recherche d’un instructeur afin d’assurer le suivi des délibérations de la commission permanente et de publier les arrêtés sur le site Internet de la collectivité en vue de les rendre exécutoires.

1. Vous assurez l’édition et la mise en signature des délibérations de la Commission Permanente après en avoir vérifié le contenu et indiqué l’état de présence des élus et les résultats du vote.
2. Vous réalisez le suivi des réunions de la Commission Permanente : transmission dématérialisée des délibérations à la préfecture pour le contrôle de légalité, anonymisation le cas échéant des délibérations au titre de la protection des données à caractère personnel, réalisation du relevé des décisions.
3. Vous procédez à la publication des arrêtés sur le site Internet de la collectivité afin de les rendre exécutoires : attribution des numéros d’arrêtés, vérification de la conformité des arrêtés avec les règles de publicité des actes et des données saisies, anonymisation le cas échéant des arrêtés, récapitulatif mensuel des arrêtés publiés,
4. Vous accomplissez l’enregistrement et la conservation des documents.
5. Vous participez au suivi des représentations du Département au sein des organismes et commissions extérieurs.
6. Vous serez amené à assister aux réunions du Conseil départemental et à participer à la mise en forme des débats de l’Assemblée départementale en vue d’élaborer le procès-verbal des séances du Conseil départemental.
7. Vous réalisez le suivi des commandes de papeterie des élus en lien avec l’imprimerie départementale.

Profil recherché

8. Cadre d’emplois des rédacteurs territoriaux ou des adjoints administratifs possédant une expérience confirmée.
9. Vous connaissez le fonctionnement, l’organisation et les compétences du Département.
10. Vous possédez des connaissances juridiques concernant les actes juridiques.
11. Vous avez une bonne maîtrise des logiciels bureautiques et des applications spécifiques (Kdélib/Kofax Power Pdf Advanced/Sharepoint).
12. Vous faites preuve de rigueur et de discrétion.
13. Vous êtes autonome, possédez un bon sens du relationnel et une capacité de travail en équipe.

Spécificités du poste :

14. Réunions tardives du Conseil départemental (4 fois par an).

Avantages :

15. Horaires variables permettant de concilier vies personnelle et professionnelle
16. Télétravail possible
17. Bureau partagé avec un autre agent
18. Parking sécurisé à proximité
19. Idéalement situé en bord de Seine et proche de tout commerce, transports et gare
20. Restauration collective à tarifs avantageux
21. Titres-restaurant
22. Association du personnel
23. Association sportive
24. Parcours de formations riches et adaptés pour développer vos compétences
25. Aides à la famille (prestation jeune enfant, subvention séjours)
26. Forfait mobilités durables/ Participation employeur au trajet domicile-travail
27. Participation à la Prévoyance
28. Gratuité des parcs et musées départementaux