A ces titre, vous assisterez le Directeur Administration et Finances, le Directeur Commercial et le Directeur Marketing et
communication.
Vous réaliserez les missions suivantes :
- Gestion réactive de l'agenda et de la messagerie du Directeur de la ligne métier (arbitrages et remaniements réguliers suite aux sollicitations internes et externes),
- Capacité à décoder rapidement en français/anglais les sollicitations (appels entrants), et accueil des interlocuteurs internes/externes.
- Planification des réunions internes et externes, notamment auprès des responsables pays, des autres divisions de la structure et des responsables de la ligne métier,
- Accueil des visiteurs : anticiper et recevoir les invités externes du CoDir de la ligne métier dans les locaux Bd Pasteur.
- Organisation des rendez-vous clients en France et à l'étranger.
- Interface pour la transmission d'informations entre les différents interlocuteurs internes et externes.
- Mise à jour des contacts.
- Préparation des dossiers et des comités :
- Organisation des réunions et suivi des préparations des supports nécessaires.
- Participation à la réalisation des supports en français et en anglais.
- Organisation du "road book" complet lors des déplacements du Directeur de la ligne métier:
- Organisation de déplacements à l'étranger (réservation des billets, hôtels, demande de visa potentielle…).
- Gestion des notes de frais.
- Commande des fournitures.
- Organisation et préparation des réunions et séminaires d'équipes en coordonnant les agendas des participants et intervenants ainsi que la logistique nécessaire (impression des documents, mise en place de visioconférence...) en relation avec le Secrétariat Général de la Division.
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