Créé en 1969, Toulouse INP est un acteur majeur de la formation en ingénierie et de la recherche, ainsi qu’un élément fondateur du paysage universitaire toulousain. L’établissement se distingue par son offre variée avec des formations saluées pour leur excellence académique. Reconnu ainsi que ses écoles dans les classements nationaux et internationaux, Toulouse INP est membre du groupe INP, premier réseau français d’écoles d’ingénieurs.
Les activités se feront sur le site d’une des écoles de l’Institut National Polytechnique de Toulouse : l’ENSEEIHT (École Nationale Supérieure d’électrotechnique, d’hydraulique, d’informatique et des télécommunications) située 2, rue Camichel à Toulouse. Son service scolarité est composé de 13 personnels.
Le coordonnateur/ la coordonnatrice de Scolarité, placé(e) sous l'autorité de la Direction des Études, accompagne le service dans la gestion administrative et pédagogique des études d’élèves ingénieurs (étudiants ou apprentis), de Masters, Masters of Sciences, Mastères Spécialisés et DU, soit près de 1700 apprenants.
Intérêts du poste
* Être à l’interface entre l’administration, la direction des études, les directeurs de département, les responsables pédagogiques, les enseignants et les élèves, les gestionnaires de scolarité
* La diversité des activités
* Le relationnel, la communication
Coordination des gestionnaires de scolarité
* Coordonne les 13 agents de scolarité dans leurs actes de gestion administrative et pédagogique en collaboration avec les directions de département
* Travaille à l’harmonisation des pratiques sous la direction des études
* Contrôle la gestion pédagogique (contrats d’études, inscriptions pédagogiques, cohérence des bordereaux de notes)
Expertise et conseil
* Forme et accompagne les personnels sur les outils de scolarité ADE et PEGASE
* Conseille et accompagne les responsables de parcours et de département
* Valide les heures des enseignants vacataires
* Référent(e) HELICO/OSE : génère les fiches d’activités prévisionnelles (FAP) et suit les fiches d’activités réelles (FAR) des enseignants chercheurs
* Participe au Comité de Formation
* Référente PEGASE : élabore avec le responsable PEGASE la stratégie de modélisation de l’offre de formation sur l’outil et participe au Copil INP
Mise en place des règlements, procédures et de la politique de formation de l’école
* Fait le lien entre la Direction des études et la DEVE (Direction des Etudes et de la Vie Etudiante): comité interscolarités, mise en qualité des données, sections disciplinaires
* Assure le respect des calendriers, des impératifs administratifs et pédagogiques
* Veille au respect des procédures
Les savoirs
* Connaître la réglementation de la fonction publique
* Connaître le fonctionnement de l’Université : ses statuts, ses missions
* Connaître l’environnement juridique de l’étudiant (règlements de Scolarité de Toulouse INP, de l’ENSEEIHT, les règles générales de scolarité)
Les « savoir-faire »
* Capacité d’analyse de situations complexes et capacité à formuler des propositions d’améliorations
* Savoir utiliser les logiciels propres à la scolarité (ADE, PEGASE) en interaction avec la RH (AD’HELI, HELICO/OSE)
* Savoir s’approprier et utiliser de nouveaux outils
* Savoir rédiger
* Savoir hiérarchiser les tâches et à fixer les priorités
* Savoir communiquer, analyser et trier l’information
* Savoir apprécier le niveau de confidentialité des situations particulières
* Savoir faire comprendre et appliquer un règlement
* Savoir rendre compte
Les « savoir être »
* Être disponible, à l’écoute, faire preuve de diplomatie et savoir gérer l’agressivité des demandeurs le cas échéant
* Être rigoureux et méthodique
* Être force de proposition et savoir prendre des initiatives
* Savoir gérer le stress, les tensions et les conflits internes
* Savoir s’impliquer dans un projet, un travail en réseau, savoir se coordonner à d’autres équipes de travail
* Savoir intégrer les innovations, les réformes (comprendre, s’approprier, expliquer, appliquer)
* Respecter la confidentialité
* Avoir l’esprit d’équipe, un bon relationnel, partager l’information et les savoir-faire, savoir vulgariser
Qualifications
* Baccalauréat + 2
Expériences
* Expérience dans le domaine de 2 ans minimum
* Expérience en management souhaitée
Conditions particulières d’exercice
* Échéances du calendrier universitaire à respecter et à faire respecter
* Charges de travail intenses en périodes de jurys et de rentrée universitaire
* Accueils récurrents de nouveaux personnels à former chaque année
* Nécessité permanente de gérer des urgences tout en menant des missions de fond
Rémunération
* Titulaire: En fonction de votre la grille indiciaire + IFSE de Toulouse INP
* Contractuel: Selon la grille indiciaire de la fonction publique ASI INM 376 et de l’ancienneté (Compris entre 1850,97€ et 2530,31€) + Prime mensuelle de 200€
Avantages sociaux et cadre de travail
* Frais de transports en commun pris en charges à hauteur de 75% compatible avec le Forfait Mobilité Durable (vélo, covoiturage)
* Campus accessibles en transport en commun
* Action sociale (subvention enfance, Allocation parent enfant handicapé, accompagnement possible par une assistante sociale …)
Équilibre vie personnelle et professionnelle
* 51 jours de congés payés annuels pour un temps plein
* Possibilité d’organiser son temps complet sur 4,5 jours
* Possibilité de télétravailler jusqu’à 2 jours
* Des offres Sport, Loisirs et Culture pour tous les agents
Accompagnement
* Accompagnement personnalisé des parcours professionnels (conseil en évolution professionnelle, mobilité, formation, préparation aux concours)
* Accompagnement personnalisé pour les personnels en situation de handicap
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