Assistant(e) de direction - communaute de communes du pays-haut val d'alzette

Vos missions en quelques mots Située au cœur du territoire transfrontalier franco-luxembourgeois, la Communauté de Communes Pays Haut Val d’Alzette (CCPHVA) est un territoire marqué par la sidérurgie qui relève aujourd’hui d’une Opération d’Intérêt Nationale (OIN), qui devrait permettre un doublement de la population à horizon 2035. Composée de 8 communes (29 000 habitants) la CCPHVA intervient sur 2 départements : la Moselle et la Meurthe et Moselle. La CCPHVA recherche un(e) assistant(e) de direction pour son Président et son DGS Le poste d’assistant(e) de direction a pour vocation l’apport d’une aide permanente en termes d’organisation, de gestion, de communication, d’information, d’accueil, de classement et de suivi de dossiers. L’assistant(e) de direction apportera également un soutien à l’agent en charge de la préparation, l’organisation, la sécurisation juridique et le suivi administratif des instances de la CCPHVA, ainsi que le contrôle de légalité et la publication des actes. L’agent pourra être amené à réaliser des missions ponctuelles et exceptionnelles qui sortent de son champ d’activité et dans la limite de ses compétences, en raison des nécessités de service. Missions : - Appui stratégique et organisationnel à la Direction - Assister le Président et le DGS dans leurs missions courantes Gestion administrative : - Organiser l’agenda du Président et du DGS - Gérer les rendez-vous - Gérer les appels, filtrer les informations prioritaires - Préparer et suivre les réunions si nécessaire : convocation, prise de notes, rédaction des comptes-rendus et suivi des décisions - Organisation logistique - Planifier les déplacements professionnel - Organiser les réunions en interne et avec les partenaires extérieurs - Alerter sur les problématiques en cours En binôme avec l’agent d’accueil et gestionnaire des assemblées - Apporter un soutien logistique dans la préparation et à la gestion des conseils communautaires et des bureaux - Assurer l’accueil téléphonique et physique en cas d’absence de l’agent déjà en poste Conditions de travail liées au poste : - Poste à temps plein - Réunion en soirée possible - Permis B requis Compétences : Prendre des notes et mettre en forme tout type de courriers Réaliser la saisie informatique de documents de formes et de contenus divers Renseigner des tableaux de suivi Aptitude à gérer l’urgence Prendre des notes lors des réunions et établir les compte-rendu Bon niveau de français, qualité rédactionnelle exigée Accueil physique et téléphonique des usagers et des partenaires extérieurs Maîtrise des outils informatiques nécessaires à l’activité (Excel, Word ) Réactivité Profil recherché - Poste sensible soumis à une extrême discrétion - Sens aigu du devoir de réserve exigé - Capacité à gérer les conflits et l’agressivité en situation d‘accueil - Parfaite connaissance du fonctionnement et de l’environnement des collectivités territoriales - Avoir un excellent sens de l’organisation et savoir gérer les priorités - Faire preuve de rigueur - Qualités relationnelles - Sens du service public - Sens de l’accueil et du travail en équipe - Travail en transversalité avec tous les services - Qualités rédactionnelles - Maîtrise de l’utilisation des logiciels bureautiques Word, Excel, Office 365, Outlook