Agent en charge de la gestion et de l'état civil - epernay (h/f)

Référence CSP: O051251/218000613
Sous l’autorité de la Responsable Mairie Accueil, vous assurerez la gestion administrative liée aux déclarations d’état civil, à la délivrance des actes et à leur contrôle. Plus précisément, vos missions principales seront les suivantes :

• Gestion des actes et documents officiels :
- Commander et préparer le papier timbré pour les actes ;
- Délivrer, compléter et enregistrer les actes demandés (mariages, naissances, décès, jugements de divorce ou adoption) ;
- Enregistrer les transcriptions de décès, jugements de divorce, d’adoption et avis de naissance extérieurs ;
- Inscrire les mentions marginales et effectuer les rectifications des erreurs matérielles sur les actes ;
- Délivrer ou compléter les livrets de famille ;
- Préparer et saisir les dossiers de mariage et les cérémonies civiles.
• Gestion des procédures et des documents d’état civil :
- Enregistrer le courrier entrant relatif à l’état civil et assurer le suivi administratif ;
- Procéder à la saisie des actes d’état civil dans la base de données ;
- Utiliser le dispositif dématérialisé COMEDEC pour les vérifications d’état civil ;
- Assurer la saisie d’antériorité des actes non détenus dans la base de données.
• Communication et relations avec les usagers et les organismes :
- Accueillir les usagers pour les dossiers nécessitant une expertise particulière ou de la discrétion (double-reconnaissance, enfants sans vie, mariages incomplets, auditions, etc.) ;
- Répondre aux questions des usagers concernant l’état civil ;
- Informer et communiquer avec les organismes intéressés en amont et en aval des démarches ;
- Maintenir une communication fluide et de qualité avec les services internes pour garantir une bonne coordination et une prise en charge optimale des demandes.
• Soutien et gestion des équipes :
- Aider, soutenir et former les agents d’accueil et de guichets pour le traitement des demandes en matière d’état civil ;
- Contrôler la conformité des actes enregistrés et garantir la sécurisation administrative et juridique de ces actes ;
- Assurer la gestion et le contrôle des actes afin de maintenir leur conformité avec la législation en vigueur.
• Veille juridique et amélioration continue :
- Anticiper les évolutions réglementaires en matière d’état civil (suivi des textes législatifs et réglementaires, mise à jour des procédures internes) ;
- Actualiser régulièrement les connaissances et procédures relatives à l’état civil ;
- Proposer des améliorations pour optimiser et développer les missions du service, en veillant à la qualité du service rendu aux usagers.