Coordinateur évènementiel – chargé de relation clientèle - h/f

Description entreprise :

Best Western
Hôtels singuliers, propres et confortables offrant un accueil chaleureux et une décoration personnelle et qualitative pour des séjours avec un bon rapport qualité prix.
C’est un choix incontournable pour les voyageurs de loisirs et d’affaires.




Description du poste :

Le Réseau Atypio Hotels Resorts 3-4 étoiles recherche un ou une Coordinateur Évènementiel – Chargé de Relation Clientèle pour l’hôtel 4 étoiles Best Western Plus L'Orée Paris Sud à Saulx-les-Chartreux (91)

Vous aurez la chance d'intégrer un hôtel entièrement rénové dans un esprit nature, moderne et situé dans un parc de 5 hectares bordé par la forêt départementale du Rocher de Saulx.

Ses 60 chambres, ses 8 salles de réunion pouvant accueillir jusqu’à 250 personnes, sa grande terrasse jusqu’à 100 personnes assises, son ciné lounge, sa bibliothèque, son restaurant jusqu’à 70 personnes assises et la salle banquet jusqu’à 90 personnes assises. Au restaurant A l’Epicerie dont la raison d’être est le « fait maison », et sa magnifique Cloche à fromage XXL vous offre une multitude d’options pour combler vos clients.

Du jardin à l’assiette, grâce à la ferme urbaine écologique. Un potager au sein du restaurant « A l’Epicerie », c’est l’innovante idée du réseau Atypio, mise en place courant 2024. Ce projet, ancré dans l’avenir et la durabilité, permettra de soutenir l’agriculture en auto produisant jusqu’à 25% des besoins de notre restaurant « A l’Epicerie ».

L’hôtel s’inscrit et s’engage dans une démarche RSE en proposant notamment à ses clients des expériences en respect de l’environnement.



Plus d’information sur notre site internet.

N’hésitez pas à postuler pour rejoindre une équipe dynamique et bienveillante



LES PLUS

* Eco-responsable
* Réactif et à l’écoute
* Deux jours de repos consécutifs comme règle de principe
* Un minimum d’un week-end garanti par mois par roulement d’équipe
* Pro ascenseur social
* Mutuelle entreprise
* Avantage nourriture
* Plateforme d’achat à prix réduit (type CE)
* Package de rémunération attractive - Prime Qualité trimestrielle



En tant que Coordinateur Évènementiel – Chargé de Relation Clientèle, vous êtes le/la chef d’orchestre terrain des évènements de l’hôtel en collaboration directe avec la Responsable Commerciale et l’ensemble des Chefs de service.



Votre rôle : assurer la fluidité, la cohérence et la satisfaction client, en garantissant la bonne application du cadre défini et en coordonnant les services internes.
Vous apportez également un soutien administratif à la Responsable Commerciale pour le suivi et la préparation des dossiers.



Parce que le/la Coordinateur Évènementiel est la clé de voûte entre le client et l’ensemble des services.
Vous incarnerez la rigueur, la fluidité et l’exigence qui font la réputation du Best Western Plus L’Orée Paris Sud, et vous contribuerez à transformer chaque prestation en une expérience mémorable.



Responsabilités principales :

1. Coordination terrain et relation client (cœur du poste)
* Être l’interlocuteur référent du client sur place dès son arrivée et tout au long de l’événement.
* Accueillir, accompagner et encadrer les organisateurs et leurs participants.
* Veiller au respect strict du cadre organisationnel : horaires fixes des prestations, procédures de validation, communication entre services.
* Garantir que toute demande particulière ou modification tardive soit traitée selon le process (validation Chefs de service, impact opérationnel et financier).
* Vérifier les salons, pauses, repas et installations techniques avant l’arrivée des clients.
* Assurer une présence terrain continue lors des temps forts (cafés d’accueil, pauses, repas, plénières, soirées).
* Anticiper les besoins du client et des équipes pour fluidifier le déroulement de l’événement.
* Coordonner en temps réel les différents services (cuisine, restauration, réception, technique, housekeeping) pour garantir la cohérence et éviter tout chevauchement.
* Gérer les imprévus avec réactivité et pédagogie, en trouvant des solutions qui respectent le cadre imposé.
* Assurer un débrief avec l’organisateur en fin de prestation et recueillir son retour.
1. Support administratif et commercial
* Aider à préparer l’organisation des évènements à venir et veiller à leur diffusion claire et anticipée aux services concernés.
* Participer en suivant les confirmations clients pour l’organisation opérationnelle des évènements à venir (menus, allergènes, intelligences alimentaires, les horaires etc…).
* Participer à la saisie et mise à jour des plannings et bases de données liée à l’organisation opérationnelle des évènements à venir.
* Aider à la rédaction de devis simples, si le temps vous le permet selon l’activité opérationnelle.
* Contribuer au suivi facturation et reporting des évènements.

Profil recherché :

Compétences clés

* Excellentes compétences relationnelles, sens du service et autorité bienveillante.
* Organisation, rigueur et discipline dans le respect des procédures.
* Capacité à coordonner plusieurs interlocuteurs simultanément.
* Bonne gestion du stress et réactivité face aux imprévus.
* Pédagogie et diplomatie dans la relation client.
* Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook).
* Anglais professionnel obligatoire.



Cette liste est non exhaustive et peut-être modifiée à tout moment afin d’améliorer la qualité et le bon fonctionnement des opérations au sein de l’établissement.



Nous garantissons l'égalité des chances et nous sommes fiers de faire de la diversité une force au sein de notre réseau. Nous nous engageons à reconnaître et à promouvoir tous les talents, quels que soient leurs croyances, âge, handicap, parentalité, origine ethnique, nationalité, identité de genre, orientation sexuelle, appartenance à une organisation politique, religieuse, syndicale ou à une minorité, ou toute autre caractéristique qui pourrait faire l’objet d’une discrimination.