Située dans le centre-ville de Lille, VS-A est une société dynamique, spécialisée dans l'architecture et l'ingénierie des façades. L'agence rassemble une vingtaine d'architectes et d'ingénieurs qui travaillent en équipe sur des projets aussi bien en France qu'à l'étranger. Le bureau offre un cadre agréable pour un travail d'équipe convivial. L'administration est composée de 4 personnes : une Office Manager, une Chargée de communication et des appels d'offres, un alternant en communication et une Assistante de direction en charge des ressources humaines.
La mission consiste à renforcer le pôle administratif de VS-A, dans les domaines de l'assistanat de direction et des ressources humaines, sous la supervision de l'Office Manager. Les tâches confiées couvriront tout ou partie du périmètre décrit ci-dessous :
A) Assistanat de direction
- Appui général dans l'organisation et les missions de la direction,
- Coordination et animation du calendrier des réunions périodiques de gestion (réunions direction-managers, réunions CSE.),
- Gestion des déplacements des salariés et dirigeants (train, avion, hôtel, véhicules de location.),
- Commande des fournitures (suivi des factures, paiement et enregistrement), organisation de l'entretien des locaux, etc...,
- Gestion du parc informatique (suivi de l'inventaire, achat de nouveaux PC.),
- Suivi du renouvellement des logiciels,
- Gestion flux, coordination et communication des informations,
- Gestion partagée du standard téléphonique, transfert des appels
- Accueil partagé des visiteurs au bureau
- Réception du courrier, des colis.
- Identification des besoins d'investissement, analyse et synthèse des besoins, préparation d'éléments d'aide à la prise de décision par la direction,
B) Administration du personnel
Administration quotidienne
- Gestion des congés, des absences et des arrêts maladie,
- Saisie, validation et vérification des éléments de suivi administratif et variables de paie (SILAE et ERP FITNET),
- Support du cabinet comptable externe dans l'établissement des paies
- Gestion des titres restaurant (Edenred), des jours télétravaillés
Contrats de travail et évolution des salariés
- Rédaction contrats de travail et avenants,
- Organisation, participation et rédaction des CR des entretiens professionnels,
- Appui dans les discussions liées aux revalorisations salariales,
- Suivi visites médicales et conformité réglementaire (Gestion Pôle Santé Travail, CPAM),
- Suivi du personnel de l'entreprise et réalisation des déclarations auprès des organismes sociaux,
Animation RH
- Veille juridique, mise à jour des conventions collectives mises à disposition des salariés,
- Participation active au bien-être des salariés et accompagnement en lien avec les membres de la direction et les managers,
- Information périodique du personnel,
C) Recrutement, stages
Recherche des profils
- Pré-sélection des candidatures,
- Rédaction et publication des annonces sur les sites spécialisés (LinkedIn, Pôle Emploi.) ou les sites des écoles ciblées (2 à 3 stagiaires à l'agence),
- Veille globale pour l'établissement et l'entretien d'un vivier de profils disponibles rapidement,
- Accompagnement des managers dans la définition des profils à recruter, rédaction des fiches de postes,
Pilotage du processus de recrutement
- Organisation et assistance dans la tenue des entretiens, synthèse des avis, renseignement des fiches de suivi des candidats, synthèse des campagnes d'entretiens,
Accueil des collaborateurs
- Mise en place et pilotage de l'intégration des nouveaux collaborateurs : gestion administrative, contrats de travail, gestion du matériel, livret d'accueil, intégration à l'équipe. ,
D) Formations
- Organisation et mise en œuvre d'un plan de formations, gestion administrative OPCO et organismes, suivi de la satisfaction,
- Suivi et proposition d'un plan de développement et d'un budget de formation,
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