Secrétaire du bâtiment (h/f)

Secrétaire / Assistant(e) administratif(ve) BTP
Missions principales
Accueil téléphonique & relation clients / promoteurs
- Réception et émission d'appels (clients, promoteurs, maîtres d'ouvrage, fournisseurs, etc.).
- Relance des clients et promoteurs pour les projets qui sortent (à partir notamment des informations issues de notre outil type Vector Plus).
- Prise de messages, transmission des informations et suivi des retours.
Gestion des mails & secrétariat courant
- Traitement, tri et réponse aux mails.
- Rédaction de courriers simples, notes et tableaux récapitulatifs.
- Classement, archivage et mise à jour des dossiers clients et chantiers.
Suivi administratif des chantiers BTP
- Création et mise à jour des dossiers chantiers.
- Suivi des documents administratifs : assurances, attestations, sous-traitants, etc.
- Mise à jour des informations nécessaires pour la préparation des métrés et dossiers.
Plans
- Capacité à lire et comprendre les plans de bâtiment.
- Savoir se repérer sur les plans (niveaux, logements, pièces, surfaces, repères).
- Maîtriser la lecture des plans pour faciliter les métrés et les échanges avec les équipes travaux.
Appels d'offres & plateformes dématérialisées
- Utilisation des plateformes d'appels d'offres.
- Recherche et téléchargement des marchés / DCE correspondant à notre activité.
- Préparation des dossiers administratifs de réponse (pièces à signer, attestations, documents demandés).
- Dépôt et envoi des réponses sur les plateformes.
- La rédaction des mémoires techniques n'est pas obligatoire, mais une expérience sur ce point serait un plus apprécié.
Facturation & situations de travaux
- Préparation des situations de travaux en lien avec la direction.
- Saisie et édition des factures sur logiciel.
- Envoi des situations et des factures, suivi des validations et relances si besoin.
Missions complémentaires possibles selon le profil
- Suivi de quelques éléments administratifs RH simples : pointages transmis, visites médicales, congés, etc.
- Gestion des fournitures de bureau et des petites commandes administratives.
- Prise de rendez-vous et organisation basique de planning (réunions, rendez-vous clients, visites de chantier).
Profil recherché
- Expérience confirmée en secrétariat dans le BTP, avec une expérience significative (idéalement 10 à 15 ans).
- Maîtrise des tâches de secrétariat classique : téléphone, mails, rédaction de courriers, classement, archivage.
- Capacité à lire et comprendre les plans de bâtiment et à s'y repérer facilement.
- Bonne connaissance du fonctionnement des chantiers et des intervenants (promoteurs, MOE, MOA, sous-traitants.).
- Pratique des plateformes d'appels d'offres (téléchargement des DCE, dépôt des dossiers).
- Aisance avec l'outil informatique : Pack Office, logiciels de gestion/facturation, outils en ligne.
- Qualités personnelles : très bon relationnel téléphonique, polyvalence, organisation, autonomie, rigueur, sens des priorités et discrétion.
Ce poste peut être ouvert à une personne ayant une bonne connaissance du bâtiment notamment dans la lecture de plan.