Chef du bureau de gestion – secrétariat / assistant maîtrise d'ouvrage en appui du pôle projets

RIFSEEP 1


Vos activités principales:

1. Pilotage et organisation du bureau de gestion


- Encadrement et animation des 2 adjoints administratifs du bureau de gestion
- Organisation, planification et répartition des activités
- Harmonisation des pratiques et sécurisation des procédures
- Appui direct aux chefs de service sur les sujets de gestion administrative et RH


2. Gestion administrative et RH de proximité


- Suivi administratif des personnels (positions, absences, congés, formations, visites médicales, obligations réglementaires) d’un service d’une centaine d’agents.
- Suivi des contrats (CDD, apprentissage), en lien avec les services gestionnaires compétents
- Saisie, contrôle et fiabilisation des données dans les outils RH (Dialogue, GESTT, tableaux de suivi internes)
- Élaboration de tableaux de bord, statistiques et bilans de gestion


3. Gestion budgétaire, logistique et moyens


- Suivi des commandes, des dotations et du matériel
- Participation au suivi budgétaire du service et à la justification des dépenses
- Coordination avec les gestionnaires de site et les services supports
- Participation aux instances internes de pilotage lorsque nécessaire


4. Secrétariat et appui au fonctionnement du service


- Gestion des agendas, du courrier et des circuits d’information
- Organisation de réunions, visio-conférences et suivi des décisions
- Gestion et archivage de la documentation administrative du service

Missions complémentaires



Appui à la maîtrise d’ouvrage (MOA) des projets numériques
- Contribution à l’expression des besoins métiers en lien avec les chefs de projets
- Participation à la formalisation de documents fonctionnels simples
- Appui aux phases de recette fonctionnelle des outils numériques (tests, retours utilisateurs, suivi des anomalies)
- Rôle d’interface entre le bureau de gestion, les équipes projets

- Aide au pilotage du portefeuille des projets numériques du pôle, appui méthodologique aux partenaires métier extérieurs à la division, aide à l’organisation et au suivi de la comitologie projets (COSUI, COPIL)