Secrétaire assistant (h/f)

Avec un parc de 12 500 logements et équivalents, ACTIS, bailleur de la métropole grenobloise, ACTIS est un partenaire reconnu des collectivités territoriales sur les différents axes d'intervention des politiques locales de l'habitat : gestion de proximité, construction, renouvellement urbain, développement soutenable des territoires,.
Fort d'un collectif de 250 salariés, professionnels de l'habitat, ACTIS axe son projet d'entreprise sur la Qualité : « Qualité de Service » et « Qualité de Vie au Travail ».
Au sein d'un Territoire décentralisé, le secrétaire assistant est chargé de missions de secrétariat courant ainsi que du suivi administratif des dossiers et travail avec lien étroit avec les Responsable de Territoire, de Proximité et de Clientèle.

Motivé.e pour rejoindre une entreprise attachée à des valeurs partagées autour d'une mission d'intérêt général et plus largement autour du bien vivre de ses locataires et de la qualité de vie au travail de ses salariés ?
Envie de donner du sens à votre travail dans un environnement favorisant l'initiative, les challenges, l'innovation dans un cadre participatif sur un métier qui conjugue polyvalence, rigueur et sens du service ?

Alors rejoignez l'équipe du Pôle Gestion Locative d'ACTIS !

MISSIONS PRINCIPALES
- Assurer l'accueil du département / service / territoire / Siège : téléphonique et physique
- Traiter le courrier (arrivée et départ) et courriels.
- Assurer les enregistrements, rédaction et suivi des réponses aux courriers entrants dans les délais procédures
- Suivre les parapheurs entrants/sortants
- Assurer les commandes de fournitures dans le respect des process internes
- Assurer le traitement, le suivi et la clôture des bons de commande (progiciel dédié)
- Planifier l'agenda et les rdv du périmètre d'activité
- Organiser des réunions, évènements ponctuels ou déplacements
- Effectuer la prise des notes lors des réunions internes et la rédaction du compte rendu
- Saisir des informations dans les bases de données (progiciel métier.)
- Rédiger des courriers types ou selon les consignes du manager
- Rédiger des courriers et faire valider en fonction du destinataire et de l'émetteur
- Assurer le classement et l'archivage des dossiers selon les procédures internes
- Contribuer à la mise à jour des procédures et des modèles
- Traiter des dossiers spécifiques liés à l'activité de son service, département ou territoire
- Assurer l'interface avec les différentes parties prenantes externes de son service, département ou territoire

PROFIL
- Bac + 2 en secrétariat / assistant de direction / assistant manager
- Une première expérience serait fortement appréciée

COMPÉTENCES ET QUALITÉS REQUISES
- Rigueur, capacités organisationnelles
- Compétences de gestion
- Polyvalence, autonomie
- Adaptabilité et sens du travail en équipe
- Maîtrise des outils informatiques et bureautiques
- Bonne qualité rédactionnelle - maîtrise de la grammaire et de l'orthographe
- Discrétion et respect de la confidentialité
- Aisance relationnelle
- Capacité à gérer son temps et ses priorités
- Sens de la qualité de service

CONDITIONS DE TRAVAIL

Rémunération selon profil et expériences : entre 26k€ et 28,6k€/an sur 13 mois
+Pack rémunération périphérique (Intéressement, titres restaurant, mutuelle, aide à la mobilité douce.)

Temps de travail : 35 heures avec aménagement possible du temps de travail (22 JRTT) et accord sur le télétravail favorisant l'équilibre vie personnelle et vie professionnelle

ACTIS étudie, à compétences égales, toutes candidatures dans le respect de son engagement pour la non-discrimination et l'égalité de traitement et dans le cadre de la « Charte de la Diversité » qu'il a signée.