Un ou une assistante de gestion administrative

Détails de l'offre

Famille de métiers Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives Grade(s) recherché(s) Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Métier(s) Ouvert aux contractuels Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ()
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours. Temps de travail Temps complet Descriptif de l'emploi Les atouts d’une métropole sans ses inconvénients ! C’est ainsi que l’on peut positionner Grand Poitiers dans le paysage de la Nouvelle-Aquitaine.
Une qualité de vie indéniable grâce à la proximité de la campagne, un enthousiasme ressenti par tous grâce à la présence de 28 000 étudiants dans des établissements d’enseignement supérieur d’excellence (Sciences Po, ENSMA, Université de Poitiers...), une innovation constante d’acteurs économiques investis ou prêts à se lancer, un patrimoine roman reconnu de tous, un dynamisme culturel et associatif créateur de liens, un attrait touristique indéniable avec en fer de lance le Futuroscope… impossible de lister tout ce qui fait de Grand Poitiers un territoire où il fait bon vivre, bon étudier, bon entreprendre ! Et tout ça à seulement 1h30 de Paris et de Bordeaux.

Grand Poitiers Communauté urbaine, ce sont 40 communes qui s’engagent résolument dans la transition écologique et solidaire de leur territoire, le renouvellement des modes de déplacement axés sur les mobilités douces et actives, le déploiement de nouvelles solidarités entre les communes et entre les habitants, dans le soutien inconditionnel à toutes les innovations économiques, sociales et sociétales, dans une nouvelle forme de démocratie dans laquelle chacun a sa place.

Pour décliner ce projet en acte, Grand Poitiers s’entoure de femmes et d’hommes qui ont à cœur de mettre leurs compétences, leurs idées, leur motivation au service de la collectivité, et recrute :

Un ou Une Assistante de gestion administrative

Pourquoi ce poste pourrait vous intéresser ?

•Un environnement stimulant où vous pourrez exercer votre métier avec des projets d’envergure et à forts enjeux ;
•Des valeurs employeurs partagées : solidarité, proximité, diversité, égalité professionnelle femme / homme, inclusion, transition écologique ;
•Un accueil privilégié : dispositif d'intégration avec temps dédié d’information et de découverte des équipements et des différents sites composants nos entités ;
•Une organisation du temps de travail qui favorise la bonne adéquation vie professionnelle / vie privée (poste ouvert au télétravail) ;
•Des opportunités de carrière : campagnes de promotion interne et d’avancement de grade annuelles avec un récent passage du taux d’avancement de grade à 100%, formations internes et externes sur vos thématiques métiers ou pour évoluer et déployer pleinement votre potentiel professionnel.

En synthèse, en nous rejoignant, vous pourrez vous épanouir au sein d’une entité dynamique, solidaire avec de belles valeurs dont les agentes et agents sont sincèrement investis au quotidien, au bénéfice des habitants et des habitantes du territoire de la Ville de Poitiers et de Grand Poitiers. C’est un métier qui fait sens ! Missions / conditions d'exercice Vos activités

Suivi administratif et comptable :

•Assurer le traitement des documents comptables pour les services Communication et Manifestations : enregistrement des devis, élaboration et suivi des bons de commande, relances de facturation, collecte des pièces justificatives manquantes ;
•Effectuer les demandes de numéros d’enregistrement des marchés pour les commandes d’impression et rédiger les procès-verbaux d’analyse des marchés ;
•Gérer les réservations liées aux déplacements professionnels (transports, hébergements).

Gestion des demandes d’affichage institutionnel :

•Enregistrer, suivre et traiter les demandes d’affichage dans les réseaux de communication de la collectivité ;
•Rédiger et envoyer les réponses aux demandeurs, incluant les modalités d’accord ou de refus, les conditions de livraison, et les éléments de valorisation ;
•Actualiser régulièrement le tableau de suivi des valorisations.

Suivi des interventions des factotums :

•Enregistrer les fiches de coordination et les missions confiées aux agents factotums dans l’outil dédié.

Accueil des nouveaux habitants :

•Réceptionner les contacts des nouveaux habitants et mettre à jour le tableau de suivi.

Appui au pôle secrétariat (en cas d’absence) :

•Assurer l’accueil physique et téléphonique des usagers et partenaires ;
•Gérer la boîte mail fonctionnelle « Communication » et assurer le relais d’informations.

Participation aux tâches administratives transversales :

•Réaliser diverses missions administratives ponctuelles à la demande de la hiérarchie. Profils recherchés Votre profil

Savoirs :

•Connaissance des procédures administratives et comptables ;
•Connaissance du fonctionnement d’une collectivité territoriale ;
•Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook) et des logiciels de gestion administrative.

Savoir-faire :

•Rigueur dans le suivi des dossiers et la gestion des échéances ;
•Rédaction de documents administratifs simples (PV, courriels, fiches) ;
•Capacité à organiser son travail de manière autonome ;
•Sens de la gestion de la confidentialité.

Savoir-être :

•Esprit d’équipe et sens du service public ;
•Réactivité, polyvalence et sens de l’initiative ;
•Aisance relationnelle et bonne communication écrite et orale ;

Conditions d’exercice des missions

•Poste ouvert au télétravail (2 jours maximum par semaine).
•Lieu de travail principal : 5 Bis Rue du Puygarreau - 86000 Poitiers