Assistante de direction - ifsi henri mondor f/h

Assistante de direction - IFSI Henri MONDOR F/H 2026-21845 Gestion du secrétariat du Directeur et de l'adjoint au directeur : - Accueil physique des personnes : étudiants, intervenants, etc. ; - Réception et traitement des appels téléphoniques et/ou des messages électroniques ; - Prise de notes, frappe et mise en forme des documents ; - Prise de rendez-vous / gestion des agendas ; - Préparation, suivi et secrétariat des instances ; - Secrétariat des différentes réunions ; - Suivi des effectifs et mouvements en ressources humaines ; - Participation au suivi des prises en charge financières des étudiants (scolarité, bourses, FRAS, etc.) ; - Suivi du paiement des intervenants ; - Gestion et suivi de la formation continue de l'équipe pédagogique (envoi des demandes validées, suivi des indicateurs) ; - Organisation de réunions, visites, conférences, événements, commissions spécialisées ; - Reproduction et diffusion de documents, de dossiers ; - Traitement des courriers, dossiers, documents dans son domaine (enregistrement, tri, traitement, diffusion, archivage). Encadrement des équipes de secrétaires : - Mise en place d'une veille quant au respect des différentes échéances à respecter ; - Participation à l'organisation du travail et à la détermination des priorités réglementaires ; - Participation au développement des compétences ; - Soutien pour l'utilisation des différents logiciels et des différentes procédures. (liste non exhaustive) SAVOIR FAIRE REQUIS - Accueillir et orienter des personnes, des groupes, des publics - Définir/adapter et utiliser un plan de classement et d'archivage, un système de gestion documentaire - Élaborer, adapter et optimiser le planning de travail et de rendez-vous - Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel - Organiser et classer des données, des informations, des documents de diverses natures - Rédiger et mettre en forme des notes, documents et /ou rapports, relatifs à son domaine de compétence - S'exprimer en face -à- face auprès d'une ou plusieurs personnes - Travailler en équipe pluridisciplinaire / en réseau - Utiliser les outils bureautique / Technologie d'Information et de Communication (TIC) - Maîtrise de Word, Excel et messagerie électronique - Expérience de secrétariat (remise en forme de documents, qualités rédactionnelles) - Connaissance des techniques de secrétariat et de la bureautique CONNAISSANCES ASSOCIEES - Accueil téléphonique - Bureautique - Classement et archivistique - Communication / relations interpersonnelles - Organisation et fonctionnement interne - Secrétariat - Utilisation de SAP Campus, HR Access, ECP - Connaissance du fonctionnement d'une école paramédicale, de la réglementation des formations PRE REQUIS - Bonne orthographe, capacités organisationnelles et rédactionnelles - Discrétion professionnelle, - Capacité relationnelle et esprit d'équipe, - Sens de l'initiative, de la synthèse - Capacité à rendre compte QUALITES REQUISES - Rigueur - Sens de l'organisation CENTRE DE LA FORMATION ET DU DÉVELOPPEMENT DES COMPÉTENCES Nous sommes un centre hospitalier universitaire à dimension européenne mondialement reconnu. Nos 38 hôpitaux accueillent chaque année plus de 10 millions de personnes malades : en consultation, en urgence, lors d'hospitalisations programmées ou en hospitalisation à domicile, à tous les âges de la vie. Nous assurons un service public de santé pour tous, 24h/24. C'est pour nous à la fois un devoir et une fierté. https://recrutement.aphp.fr Créteil Débutant (moins de 2 ans) CDD / Remplacement Secrétaire / secrétaire de direction