Poste d'assistant(e) administratif(ve) à pourvoir de suite en CDI.
* L'anglais serait un plus.
Missions :
- Assurer le standard téléphonique et le traitement des courriels,
- Gérer l'accueil des clients,
- Prise en charge, vérification et postage des heures Expandit avec relance si salarié n'a pas fait, Etablissement texte sur cases dans D365, ouverture des ordres de réparations (case) .
- Pousser les cases en « reviewed »
- Assister les responsables atelier et clients sur site Egletons
- Rédaction de courrier
- Tableau de suivi des machines neuves/occasion + Fiches atelier principalement pour les clients machines clients
- Suivi des litiges
- Devis - ponctuellement avec finalisation texte et envoi au client
- Suivi et envoi des documents à réception machines neuves et occasions
- Suivi et envoi des documents de livraison machines neuves et occasions, compris relance auprès du responsable d'atelier ou d'un suppléant.
- Gestion des fournisseurs généraux, y compris suivi des différents contrats d'entretiens et des contrôles obligatoires auprès Elis / Cool nettoyage / Cotral / climatisation / extincteurs + fournisseurs ponctuels et suivi des litiges fournisseurs locaux,
- Suivi fluide frigorifique, déclaration Véritas et Track déchets
- Gestion et suivi administratif des foires et démonstrations sur demande
- Assurer l'envoi des éléments comptables (BL, factures, justificatifs CB, et tous autres documents devant être archiver au siège) et des règlements clients éventuels
- Gérer le suivi des heures magasinier, administratif, intérimaires et personnel non forfaitisé.
- Suivi des visites médicales du personnel d'Egletons
- Suivi des formations externes et des autorisations de conduite pour le groupe
- Assurer le classement, l'archivage et la sauvegarde de tous documents de la société
- Planifier et organiser la tenue de rendez-vous et d'entretiens - de formations
- Prise en charge organisation formations à Egletons avec suivi des participants (mise à jour tableau - préparation salle) et de l'intendance (réservations hôtel - repas - commande des goodies - diverses courses)
- Commande classeurs de formation.
- Intendance des parties administratives, commande des fournitures de bureau et ménagères
- Suivi des Fixed assets
- Support technique informatique - penser à Synesis
- Support si soucis fonctionnements divers à Egletons
Il est précisé que l'énumération de fonctions à l'annexe susvisée ne revêt aucun caractère exhaustif. Les fonctions et responsabilités confiées ayant par essence un caractère évolutif et pouvant être modifiées en fonction des impératifs, de l'évolution des besoins ou de la stratégie générale ou commerciale de la Société ou du groupe auquel elle appartient.
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