Description
RESPONSABILITÉS : Assurer des fonctions polyvalentes d'assistance administrative, technique et logistique du service (équipe de 9 agents logistiques polyvalents) dans le domaine de la pédagogie, de la vie administrative et institutionnelle de l'université sur le site de la Porte de la Chapelle.
Activités principales
Soutien à la pédagogie
* Mettre en œuvre les plannings d'enseignement et organiser les sessions d'examens (salles, copies...)
* S'assurer de la mise en place des locaux pédagogiques et de leur bon fonctionnement (équipements mobiliers et audiovisuels notamment)
* Veiller à assurer l'assistance audiovisuelle aux utilisateurs
* Organiser l'acheminement et la distribution des supports pédagogiques
Soutien à la vie administrative
* Organiser les plannings d'ouverture et fermeture du site en fonction des activités et des nécessités
* Organiser l'accueil physique et téléphonique, l'orientation des usagers
* Assurer l'organisation logistique des opérations événementielles (colloques, forum...)
* Coordonner et planifier les missions du service (déménagements, interventions, courrier, audiovisuel...)
* Diffuser l'information interne et externe
Fonctionnement général
* Contrôler les locaux pédagogiques, circulations, locaux communs (équipements, nettoyage...)
* Contrôler le dispositif audiovisuel en lien avec la DSIUN
* Gérer les stocks (inventaire et suivi des commandes)
* Assurer l'interface et le suivi technique avec les entreprises (nettoyage, autres prestataires...)
* Gérer les stocks des équipements non immobilisés (copies d'examens, consommables, fournitures administratives)
* Signaler tout dysfonctionnement technique aux directions concernées (DPI, DPSE, DSIUN)
* Faire respecter les consignes de sûreté et sécurité en vigueur
* Renseigner les tableaux de bord élaborés par la hiérarchie par type d'activités
Encadrement
* Planifier, coordonner l'activité du service intérieur (9 opérateurs logistiques polyvalents)
PROFIL RECHERCHÉ
Compétences requises
* Connaissance des différentes entités et du fonctionnement de l'université
* Maîtrise de la rédaction administrative
* Maîtrise des techniques d'encadrement
* Maîtrise des outils informatiques (Word, Excel, messagerie)
* Connaissance des règles d'hygiène, de sécurité et environnementales (notions de base)
Savoir-être requis
* Rigueur, réactivité et sens de l'organisation
* Savoir transmettre les consignes et remonter les informations
* Savoir travailler en collaboration avec les différents services
* Capacité d'écoute, d'analyse et de synthèse
SPÉCIFICITÉS LIÉES AU CENTRE ERP
* Interface avec les 2 bâtiments Crous et Ville de Paris (organisation de manifestations culturelles)
CONTRAINTES DU POSTE
* Disponibilité et flexibilité horaire, notamment en période d'examens ou lors d'événements particuliers (forum, JPO...)
* Ouverture du site le samedi
#J-18808-Ljbffr
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