Les missions multiples et transversales sont exercées sous la responsabilité du délégué général et en lien direct avec le délégué général et la responsable administrative et financière. Elles conduisent à une étroite collaboration avec le reste de l'équipe salariée, ainsi qu'avec les adhérents et les partenaires de l'Union.
Accueil et administration :
- Assurer l'accueil téléphonique et l'accueil physique dans les locaux,
- Gestion de l'agenda général et de la location/réservation de la salle de réunion,
- Gestion du courrier et emails entrants et sortants et des affranchissements postaux,
- Planification et suivi des interventions techniques extérieures,
- Gestion de l'intendance (fournitures, entretien, réparation),
- Enregistrement et classement de documents dans la bibliothèque
Vie statutaire :
- Traitement des demandes d'adhésion (complétude des dossiers, synthèse et suivi)
- Suivi et organisation pratique des événements statutaires en lien avec le délégué général
(Assemblée générale annuelle, réunions du Conseil d'Administration et du Bureau)
- Entretien des fichiers et actualisation de l'espace professionnel et du site internet en lien
avec le chargé de communication (information sur les adhérents et outil
« place du marché »)
- Collaboration au rapport annuel avec le délégué général et le chargé de communication
- Appui polyvalent pour les chargés de mission en pilotage d'évènements (colloque, AG,
séminaires.)
Missions administratives, comptables, RH :
- Suivi et gestion des formalités administratives,
- Assistance à la tenue de comptabilité : saisie des écritures comptables, réalisation des
rapprochements bancaires, facturation des adhérents, .
- Participation à l'administration du personnel.
Profil recherché :
H/F disposant nécessairement d'une expérience minimale de 3 à 5 ans dans des fonctions
similaires, idéalement dans le secteur associatif ou ayant une connaissance de ce secteur.
Prise de poste souhaitée dès que possible.
Experience: 3 An(s) - Secteur Associatif
Compétences: Assurer un accueil téléphonique,Classer des documents,Établir un état de rapprochement bancaire,Effectuer le suivi des commandes, la facturation,Réaliser des opérations comptables,Accueillir, orienter, informer une personne,Utiliser les outils bureautiques,Polyvalence, autonomie, rigueur
Qualification: Employé qualifié
Secteur d'activité: Activités des agences de voyage
Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Être à l'écoute, faire preuve d'empathie : Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.
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