Agent polyvalent accueil des usagers (h/f)

Détails de l'offre

Famille de métiers Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives Grade(s) recherché(s) Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Métier(s) Ouvert aux contractuels Oui ()
Seul un contractuel peut être recruté sur ce poste car il s'agit d'un remplacement d'un agent. Le contrat proposé est à durée déterminée, dans la limité de la durée d'absence de l'agent remplacé. Temps de travail Temps complet Télétravail Non Management Non Experience souhaitée Confirmé Descriptif de l'emploi Le guichet unique a pour principal objectif de fournir en un lieu unique, l’ensemble des services destinés aux Citoyens. Le guichet unique garantit l’information et l’orientation des publics dès le premier accueil, instruit le dossier unique du bénéficiaire, donne accès aux informations et aux démarches en ligne, prend en charge les demandes liées à l’Etat Civil.

Sous l’autorité du des affaires générales, vous assurez la délivrance des actes et assurez la prise en charge de toutes les demandes dans les domaines de l’état civil. Vous délivrez également les livrets de famille et assurez la tenue des registres officiels. Outre la production de ces documents administratifs, vous assurez l’accueil physique et téléphonique des usagers. Missions / conditions d'exercice Missions principales :



Instruction et rédaction des actes d’état-civil :
•Etablir les actes d’état-civil de reconnaissance, naissance, mariage et décès et transcription de décès, changement de prénom et de nom etc….
•Gérer des demandes et des remises des actes d’état civil (courriers, physique et dématérialisé) et délivrer les copies d’actes d’état civil
•Traiter les demandes et retraits de livrets de famille ainsi que les certificats de vie
•Garantir l’authenticité des actes

Accueil et renseignement du public :
•Diriger les publics auprès des services gestionnaires de la Ville (logement, familles, PAD...)
•Répondre rapidement aux demandes « simples » et aider à la remise des formulaires.
•Assurer l’accueil téléphonique au niveau de la plateforme téléphonique, orienter et informer les usagers ayant rendez-vous à l’hôtel de ville
•Participer à l’amélioration de l’accueil du public et aux actions de modernisation du service public dans le cadre de la démarche qualitative de la Ville d’Orly

En fonction des nécessités de service, vous pouvez être amenée à :
•Gérer les demandes et les remises des titres sécurisés via l’interface avec le CERT de la Préfecture et l’ANTS
•Instruire et délivrer les attestations d’accueil, les inscriptions sur les listes électorales et les demandes de recensement militaire
•Calculer et établir le quotient familial dans le cadre des demandes de prestations
•Recevoir et contrôler les dossiers d’inscriptions scolaires, de séjours, saisir les pré-inscriptions pour les activités périscolaires
•Vérifier les pièces avant instruction des dossiers
•Mandater des régies recettes centralisées des factures ville et CCAS (encaissement)

Profil :
Savoirs / connaissances théoriques :
-Connaissance des missions et des procédures de décisions d’une mairie
-Connaître la législation relative à l’Instruction générale relative à l’état civil (IGREC)
-Détenir des notions de généalogie

Savoir-faire / savoirs techniques :
-Maitrise des procédures des actes d’état civil
-Capacité à reformuler et interpréter une demande et s’exprimer clairement
-Techniques rédactionnelles (mail, courrier…)
-Mise en œuvre de différentes procédures administratives simples ou complexes
-Maitrise des outils informatiques

Savoir être :
-Autonomie, dynamisme et réactivité
-Capacité d’initiative et polyvalence
-Sens de l’organisation et rigueur
-Goût pour le travail en équipe et en transversalité
-Qualités relationnelles, écoute et adaptabilité au public
-Devoir de confidentialité, réserve et discrétion
-Sens du service public Profils recherchés Parcours professionnel :
Diplôme de niveau Baccalauréat administratif.
Une expérience sur une fonction similaire serait appréciée, et une bonne connaissance de l’état civil est nécessaire.