Document controller (h/f)

Le Document Controller est responsable de la gestion des documents de manière rapide, précise et efficace. Il assure le contrôle de la numérotation, des modèles, du classement, de l'archivage, du stockage et de la récupération des documents, qu'ils soient électroniques ou papier, produits par les projets, les départements techniques ou les services corporatifs.

Missions et responsabilités :

- Préparer et mettre en œuvre les procédures de gestion et de numérotation des documents, conformément aux exigences du contrat et aux directives de l'entreprise.
- Préparer et mettre en œuvre la procédure de correspondance et assister le Project Manager (PMN) dans l'élaboration de la procédure de coordination du projet.
- Dans le cadre des procédures de gestion documentaire et de coordination du projet, participer à la préparation de tous les modèles de documents (documentation projet, correspondance, comptes rendus de réunion, etc.).
- Mettre en place et maintenir le système électronique de gestion documentaire (EDMS) conformément aux exigences du contrat, aux directives internes, à la procédure de gestion documentaire et à la procédure de mesure de l'avancement de l'ingénierie.
- Créer et tenir à jour le registre de correspondance, en veillant à l'exactitude des informations.
- Gérer et enregistrer toutes les correspondances entrantes et sortantes du projet (lettres officielles, comptes rendus de réunion, questions techniques, etc.).
- Distribuer les correspondances du projet à toutes les parties concernées conformément à la procédure et à la matrice de diffusion établies.
- Mettre en place et maintenir le registre maître des documents (Master Document Register), en contrôlant la fiabilité des données.
- Gérer et enregistrer toutes les transmissions de documents, et en assurer la distribution selon la procédure établie.
- Archiver les documents au format papier et numérique, en veillant à leur stockage approprié.
- Assurer la liaison et la diffusion documentaire à tous les niveaux de l'équipe projet ainsi qu'avec les parties externes (clients, fournisseurs, sous-traitants, ou toute autre tierce partie).
- Préparer des rapports ponctuels sur les projets, selon les besoins.

Expérience requise :

- Connaissance à la fois théorique et pratique des processus et outils de gestion documentaire (planification et contrôle de projet, gestion des risques, gestion contractuelle, etc.).

Compétences et qualités personnelles :

- Excellentes compétences en communication (orale et écrite) et aisance relationnelle.
- Précision, rigueur, sens du détail et méthode.
- Capacité d'organisation et de planification.
- Adaptabilité et bonne résistance au stress.
- Esprit de collaboration et de travail en équipe.

Formation requise :

- Diplôme de niveau Bac +2 à Bac +5 (ou équivalent universitaire).
- Connaissance des outils, procédures et processus internes de l'entreprise (gestion documentaire, contrôle de projet, normes qualité, etc.).