Chargé d'accueil - conseil départemental de guadeloupe

Vos missions en quelques mots Il accueille, oriente, renseigne le public. Représente l'image de la collectivité auprès des usagers. MISSIONS Accompagner et introduire les visiteurs Accueillir le public sur place ou par téléphone Afficher les informations Appliquer les consignes relatives à la sécurité des personnes, des biens et des locaux Constituer, actualiser et diffuser un fonds de documentations Délivrer des documents administratifs Gérer les demandes des usagers Orienter le public vers les services compétents Renseigner le public sur place ou par téléphone Recevoir, distribuer et expédier le courrier Surveiller et contrôler les accès SPÉCIFICITÉ, CONTRAINTES ET RISQUES PROFESSIONNELS Travail en bureau d’accueil Grande disponibilité vis-à-vis des usagers Risques de tensions dans la relation au public Port de tenues vestimentaires spécifiques possible Gestion d’outils d’information et de communication spécifiques (annuaire de la collectivité, standard téléphonique, logiciels spécifiques, panneau d’affichage,…) RELATIONS FONCTIONNELLES Relations fréquentes avec l’ensemble des services Contacts directs et permanents avec le public Relations fréquentes avec l’ensemble des services Relations avec des fournisseurs Relations avec d’autres collectivités Relations permanentes, dans le cadre d’un établissement d’enseignement, avec les personnels de direction, de gestion, les personnels enseignants, les élèves et parents d’élèves Profil recherché SAVOIRS Organisation et fonctionnement de la collectivité et du service Expression écrite et orale Techniques de secrétariat (dactylographie, prise de note,…) Techniques d’écoute active Techniques et outils de communication SAVOIR FAIRE Diffuser des informations ou des documents par voie d’affichage au sein des services Réceptionner, filtrer et orienter les appels et les messages téléphoniques vers la personne, le service ou l’organisme compétent Rechercher et mettre en relation les correspondants Rechercher, sélectionner et mettre à la disposition de l’interlocuteur les informations utiles Traduire le vocabulaire professionnel du service en langage clair et accessible Utiliser les outils d’information et de communication du service (annuaire, standard, internet, intranet,…) Alerter la hiérarchie sur les dysfonctionnements, difficultés et contraintes rencontrés SAVOIR ÊTRE Conserver la maîtrise de soi dans la gestion avec le public Ecouter les directives et mettre en œuvres les consignes de travail Prioriser les demandes en fonction de leur degré d’urgence Respecter les horaires et les délais d’exécution, se rendre disponible pour répondre aux nécessités de service Faire preuve de rigueur et de vigilance dans la réalisation des tâches quotidiennes Accueillir le public et les personnes extérieures au service avec amabilité et courtoisie