Assistant direction directeur patrimoine espace public h/f - ec160005

Assistant direction directeur patrimoine espace public H/F - EC160005 La Direction du Patrimoine et de l'Espace Public (DPEP) recrute un(e) Assistant(e) de direction en ... Ce poste est destiné à une personne ayant une expérience de l'assistanat d ... cteur public, dynamique et rigoureuse, souhaitant s'investir d ... vironnement exigeant et collaboratif.
Missions principales
- Assurer l'accueil physique et téléphonique du Directeur du Patrimoine et de l'Espace Public, répondre aux interlocuteurs de premier niveau et réorienter les demandes si nécessaire.
- Faire remonter les informations pertinentes à la hiérarchie.
- Suivre et coordonner les tâches administratives de la direction.
- Planifier les réunions, assurer l'organisation matérielle (réservations de salles, gestion du matériel informatique, vidéoprojecteurs, etc.).
- Gérer l'agenda du Directeur et suivre le planning des congés pour l'ensemble de la DPEP (chefs de service, adjoints, etc.).
- Élaborer et suivre les priorités de la direction et assurer un débriefing quotidien pour une gestion optimale.
- Rédiger les courriers, notes, et assurer le suivi des courriers et parapheurs via le logiciel dédié.
- Gérer les fournitures de bureau, imprimantes, photocopieurs, préparer les dossiers de travail et assurer leur classement.
- Suivre les retours de documents, relancer les services concernés.
Gestion des réunions et instances
- Organiser et mettre à jour hebdomadairement les réunions de la DPEP (planning, convocations, ordres du jour, rédaction des comptes rendus).
- Préparer les ordres du jour pour les bureaux et conseils communautaires, recueillir et transmettre les notes pour validation et classement.
- Assurer la gestion logistique et administrative des commissions Espaces Publics et Développement Durable (planning institutionnel, élaboration des ordres du jour, recueil et transmission des délibérations et informations aux élu.e.s, mise en forme sous PowerPoint, envoi des ordres du jour et convocations avec la documentation de référence).